Co je systém správy aktiv?

Systém správy aktiv je sada postupů používaných pro správu všech aktiv společnosti nebo jednotlivce. Tato aktiva mohou zahrnovat jak fyzická, tak digitální aktiva. Systém správy aktiv musí spravovat a udržovat podrobnosti o každém aktivu, včetně jejich výběru, údržby, inspekce, ochrany a obnovy. Tyto systémy jsou nejužitečnější, pokud má společnost aktiva, která mají krátkou životnost a která se odepisují po dobu životnosti aktiva.

Systém může být fyzický systém, ve kterém jsou aktiva sledována pomocí řady procesů a dokumentována ručně. Systém může být umístěn v kusu softwaru, který elektronicky sleduje veškerá aktiva společnosti. Softwarový systém pro správu aktiv umožňuje společnosti sledovat a vykazovat veškerá její firemní aktiva z jednoho místa, spíše než shromažďovat informace z více míst.

Systém správy aktiv vede záznamy o každém z aktiv, které společnost do systému vložila. Systém správy aktiv může uchovávat informace týkající se plánů služeb aktiv, záznamů o údržbě, aktuální hodnoty aktiva a harmonogramu výměny aktiv. V rámci softwarového balíčku mohou být nastaveny určité sestavy nebo spouštěče, které pomáhají udržovat pravidelné cykly údržby a výměny.

Systém správy aktiv je pouze tak dobrý jako informace, které jsou v něm obsaženy. Je naprosto nezbytné, aby společnost informovala o svých aktivech do systému. Tyto informace by také měly být pravidelně udržovány a aktualizovány s každou změnou aktiv společnosti. Pokud informace nebudou řádně udržovány, nebude mít společnost ve svých účetních knihách dobrou hodnotu pro své obchodní aktiva.

Správa digitálních informací o majetku v systému správy aktiv pomůže společnosti v případě auditu nebo katastrofy nebo při soudním řízení. Pokud systém správy aktiv zahrnuje nejen informace týkající se konkrétního počítače, ale také software nainstalovaný v tomto počítači, pak během jakéhokoli procesu zjišťování bude pro společnost mnohem snazší reagovat na konkrétní požadavky. V případě katastrofy, jako je například požár nebo havarovaný počítač, bude společnost schopna mnohem rychleji nahradit počítač konkrétním zaměstnancem přesnými informacemi o majetku.

Výběr mezi fyzickým nebo softwarovým systémem správy aktiv je takový, který musí provést každá společnost nebo jednotlivec s aktivy. Obecně platí, že čím více aktiv musí člověk spravovat, tím je pravděpodobnější zvolit si digitální systém. Dobrý systém správy fyzických aktiv, který lze udržovat v každém umístění, se však může pro některé společnosti ukázat jako lepší.