Co je to systém správy aktiv?

Systém správy aktiv je soubor postupů používaných pro správu všech aktiv společnosti nebo jednotlivce. Tato aktiva mohou zahrnovat jak fyzická, tak digitální aktiva. Systém správy aktiv musí spravovat a udržovat podrobnosti každého aktiva, včetně jejich výběru, údržby, kontroly, ochrany a obnovy. Tyto systémy se nejvíce využívají, když společnost má aktiva, která má krátkou životnost a které se odpisují v hodnotě po celou dobu životnosti aktiva. Systém může být umístěn v kusu softwaru, který sleduje veškerá aktiva společnosti elektronicky. Softwarový systém pro správu aktiv umožňuje společnosti sledovat a podávat zprávy o všech svých firemních aktivech z jednoho místa, spíše než shromažďovat informace z více míst.společností. Systém správy aktiv může mít informace týkající se plánů služeb aktiv, záznamů o údržbě, aktuální hodnotě aktiva a rozvrhu na výměnu aktiv. V rámci softwarového balíčku by mohly být stanoveny určité zprávy nebo spouštěče, aby pomohly udržovat pravidelné cykly údržby a výměny.

Systém správy aktiv je pouze tak dobrý jako informace, které jsou v něm obsaženy. Je nezbytné, aby společnost do systému poskytla dobré informace o svých aktivech. Tyto informace by také měly být udržovány pravidelně a aktualizovány s jakoukoli změnou aktiv společnosti. Pokud informace nejsou správně udržovány, nebude mít společnost pro své obchodní aktiva dobrou hodnotu.

Správa informací o digitálním aktivu v systému správy aktiv pomůže společnosti v případě auditu nebo katastrofy nebo v soudním řízení. Pokud systém správy aktiv obsahuje nejen informace týkající se konkrétního počítače, ale také software nainstalovaný v tomto počítači, pak během jakéhokoli procesu objevování bude pro společnost mnohem snazší reagovat na konkrétní požadavky. V případě katastrofy, jako je oheň nebo havarovaný počítač, bude společnost moci nahradit počítač na konkrétního zaměstnance mnohem rychleji s přesnými informacemi o aktivě.

Volba mezi fyzickým nebo softwarovým systémem správy aktiv je volba, kterou musí každá společnost nebo jednotlivec provádět aktiva. Obecně platí, že čím více aktiv musíme spravovat, tím je pravděpodobnější, že si vybere digitální systém. Dobrý systém řízení fyzického aktiv, který může být udržován na každém místě, by se však pro některé společnosti mohl ukázat jako lepší.