O que é um sistema de gerenciamento de ativos?
Um sistema de gerenciamento de ativos é um conjunto de procedimentos utilizados para gerenciar todos os ativos de uma empresa ou um indivíduo. Esses ativos podem incluir ativos físicos e digitais. O sistema de gerenciamento de ativos deve gerenciar e manter os detalhes de cada ativo, incluindo sua seleção, manutenção, inspeção, proteção e renovação. Esses sistemas são mais utilizados quando uma empresa possui ativos com uma vida útil curta e se deprecia em valor ao longo da vida do ativo.
Um sistema pode ser um sistema físico pelo qual os ativos são rastreados com uma série de processos e documentados manualmente. O sistema pode estar alojado em um software que rastreia todos os ativos da empresa eletronicamente. Um sistema de software de gerenciamento de ativos permite que a empresa rastreie e relate todos os ativos da empresa em um local, em vez de coletar as informações de vários locais.
Um sistema de gerenciamento de ativos mantém um registro de cada um dos ativos inseridos no sistemapela empresa. O sistema de gerenciamento de ativos pode conter as informações sobre cronogramas de serviço de ativos, registros de manutenção, valor atual do ativo e um cronograma para substituição de ativos. No pacote de software, certos relatórios ou gatilhos podem ser definidos para ajudar a manter os ciclos regulares de manutenção e reposição.
O sistema de gerenciamento de ativos é tão bom quanto as informações contidas nele. É imperativo que a empresa tenha boas informações sobre seus ativos no sistema. Essas informações também devem ser mantidas regularmente e atualizadas com qualquer alteração nos ativos da empresa. Se as informações não forem mantidas corretamente, a empresa não terá um bom valor para seus ativos de negócios em seus livros.
Gerenciando as informações de ativos digitais no sistema de gerenciamento de ativos ajudará a empresa no caso de uma auditoria ou catástrofe ou em uma ação judicial. Se o sistema de gerenciamento de ativos incluir não apenas as informações sobre um computador específico, mas também o software instalado nesse computador, durante qualquer processo de descoberta, será muito mais fácil para a empresa responder a solicitações específicas. No caso de uma catástrofe, como um incêndio ou um computador acidentado, a empresa poderá substituir o computador por um funcionário específico muito mais rapidamente por informações precisas dos ativos.
A escolha entre um sistema de gerenciamento de ativos físicos ou orientados a software é aquele que deve ser feito por cada empresa ou indivíduo com ativos. Geralmente, quanto mais ativos precisamos gerenciar, maior a probabilidade de escolher um sistema digital. Um bom sistema de gerenciamento de ativos físicos que pode ser mantido por cada local, no entanto, pode ser melhor para algumas empresas.