Vad är ett tillgångshanteringssystem?

Ett tillgångshanteringssystem är en uppsättning procedurer som används för att hantera alla tillgångar i ett företag eller en individ. Dessa tillgångar kan inkludera både fysiska och digitala tillgångar. Kapitalförvaltningssystemet måste hantera och underhålla detaljerna för varje tillgång, inklusive deras urval, underhåll, inspektion, skydd och förnyelse. Dessa system är mest användbara när ett företag har tillgångar som har en kort livslängd och som skrivs av i värde över tillgångens livslängd.

Ett system kan vara ett fysiskt system där tillgångarna spåras med en serie processer och dokumenteras manuellt. Systemet kan vara inrymt i ett program som spårar alla företagets tillgångar elektroniskt. Ett programvara för tillgångshantering gör det möjligt för företaget att spåra och rapportera om alla företagets tillgångar från en plats snarare än att samla in information från flera platser.

Ett tillgångsförvaltningssystem håller ett register över var och en av tillgångarna som de ingår i systemet av företaget. Kapitalförvaltningssystemet kan innehålla informationen om schemat för tillgångstjänster, underhållsposter, tillgångens nuvarande värde och ett schema för utbyte av tillgångar. I programvarupaketet kan vissa rapporter eller triggers ställas in för att underhålla regelbundet underhåll och utbytecykler.

Kapitalförvaltningssystemet är bara lika bra som den information som finns i det. Det är absolut nödvändigt att företaget lägger in god information om sina tillgångar i systemet. Denna information bör också upprätthållas regelbundet och uppdateras med förändringar i företagets tillgångar. Om informationen inte upprätthålls korrekt kommer företaget inte att ha ett bra värde för sina affärstillgångar på sina böcker.

Hantering av digital tillgångsinformation i tillgångshanteringssystemet kommer att hjälpa företaget vid en revision eller katastrof eller i en stämning. Om tillgångshanteringssystemet inte bara innehåller informationen om en specifik dator utan också den programvara som är installerad på den datorn, kommer det under alla upptäcktprocesser att vara mycket lättare för företaget att svara på specifika förfrågningar. I händelse av en katastrof, till exempel en brand eller en kraschad dator, kommer företaget att kunna ersätta datorn för en viss anställd mycket snabbare med korrekt tillgångsinformation.

Valet mellan ett fysiskt eller programvarudrivet kapitalförvaltningssystem är ett som måste göras av varje företag eller individ med tillgångar. Generellt, ju mer tillgångar man måste hantera, desto mer sannolikt är det att välja ett digitalt system. Ett bra fysiskt tillgångshanteringssystem som kan upprätthållas av varje plats kan dock visa sig vara bättre för vissa företag.