Vad är ett kapitalförvaltningssystem?

Ett kapitalförvaltningssystem är en uppsättning förfaranden som används för att hantera alla tillgångar i ett företag eller en individ. Dessa tillgångar kan inkludera både fysiska och digitala tillgångar. Assethanteringssystemet måste hantera och underhålla detaljerna för varje tillgång, inklusive deras urval, underhåll, inspektion, skydd och förnyelse. Dessa system är till mest användningsområden när ett företag har tillgångar som har en kort livslängd och som avskrivs i värde under tillgångens livslängd.

Ett system kan vara ett fysiskt system där tillgångarna spåras med en serie processer och dokumenteras manuellt. Systemet kan vara inrymt i en mjukvara som spårar alla företagets tillgångar elektroniskt. Ett programvarusystem för kapitalförvaltning gör det möjligt för företaget att spåra och rapportera om alla sina företagstillgångar från en plats snarare än att samla in informationen från flera platser.

Ett kapitalförvaltningssystem har en register över var och en av tillgångarna som anges i systemetav företaget. Assethanteringssystemet kan innehålla informationen om tillgångsservicescheman, underhållsposter, tillgångens aktuella värde och ett schema för ersättning för tillgångar. Inom mjukvarupaketet kan vissa rapporter eller triggers ställas in för att upprätthålla regelbundna underhålls- och ersättningscykler.

Assethanteringssystemet är bara lika bra som den information som finns i den. Det är absolut nödvändigt att företaget lägger in god information om sina tillgångar i systemet. Denna information bör också upprätthållas regelbundet och uppdateras med alla förändringar i företagets tillgångar. Om informationen inte upprätthålls korrekt kommer företaget inte att ha ett bra värde för sina affärstillgångar på sina böcker.

Att hantera digital tillgångsinformation i kapitalförvaltningssystemet hjälper företaget i händelse av en revision eller katastrof eller i en stämning. Om tillgångshanteringssystemet inte bara innehåller informationen om en specifik dator utan också programvaran som installerats på den datorn, kommer det under någon upptäcktsprocess att vara mycket lättare för företaget att svara på specifika förfrågningar. I händelse av en katastrof, till exempel en brand eller en kraschad dator, kommer företaget att kunna byta ut datorn för en specifik anställd mycket snabbare med korrekt tillgångsinformation.

Valet mellan ett fysiskt eller mjukvarudrivet kapitalförvaltningssystem är ett som måste göras av varje företag eller enskilt med tillgångar. Generellt sett, ju fler tillgångar man måste hantera, desto mer sannolikt är att välja ett digitalt system. Ett bra fysiskt kapitalförvaltningssystem som kan upprätthållas av varje plats kan dock visa sig vara bättre för vissa företag.