Was ist ein Asset Management System?
Ein Asset-Management-System besteht aus einer Reihe von Verfahren zur Verwaltung aller Vermögenswerte eines Unternehmens oder einer Einzelperson. Diese Assets können sowohl physische als auch digitale Assets umfassen. Das Asset-Management-System muss die Details jedes Assets verwalten und pflegen, einschließlich Auswahl, Wartung, Inspektion, Schutz und Erneuerung. Diese Systeme sind am nützlichsten, wenn ein Unternehmen Vermögenswerte hat, die eine kurze Nutzungsdauer haben und über die Lebensdauer des Vermögenswerts an Wert verlieren.
Ein System kann ein physisches System sein, bei dem die Assets mit einer Reihe von Prozessen verfolgt und manuell dokumentiert werden. Das System kann in einer Software enthalten sein, die alle Vermögenswerte des Unternehmens elektronisch protokolliert. Ein Asset-Management-Softwaresystem ermöglicht es dem Unternehmen, alle Unternehmensressourcen von einem Standort aus zu verfolgen und zu protokollieren, anstatt die Informationen von mehreren Standorten aus zu erfassen.
Ein Asset-Management-System führt Aufzeichnungen über jedes der vom Unternehmen in das System eingegebenen Vermögenswerte. Das Asset-Management-System kann Informationen zu Asset-Service-Zeitplänen, Wartungsaufzeichnungen, dem aktuellen Wert des Assets und einem Zeitplan für den Austausch des Assets enthalten. Innerhalb des Softwarepakets können bestimmte Berichte oder Auslöser festgelegt werden, um die regelmäßigen Wartungs- und Austauschzyklen aufrechtzuerhalten.
Das Asset-Management-System ist nur so gut wie die darin enthaltenen Informationen. Es ist unerlässlich, dass das Unternehmen gute Informationen über seine Vermögenswerte in das System eingibt. Diese Informationen sollten auch regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden, wenn sich das Vermögen des Unternehmens ändert. Wenn die Informationen nicht ordnungsgemäß gepflegt werden, hat das Unternehmen keinen guten Wert für sein Geschäftsvermögen in den Büchern.
Die Verwaltung digitaler Asset-Informationen im Asset-Management-System unterstützt das Unternehmen im Falle einer Prüfung, einer Katastrophe oder einer Klage. Wenn das Asset-Management-System nicht nur die Informationen zu einem bestimmten Computer enthält, sondern auch die auf diesem Computer installierte Software, kann das Unternehmen während eines Erkennungsprozesses viel einfacher auf bestimmte Anforderungen reagieren. Im Falle einer Katastrophe wie eines Feuers oder eines abgestürzten Computers kann das Unternehmen den Computer eines bestimmten Mitarbeiters viel schneller durch genaue Informationen zu Vermögenswerten ersetzen.
Die Wahl zwischen einem physischen oder softwaregesteuerten Asset-Management-System muss von jedem Unternehmen oder jeder Person mit Vermögenswerten getroffen werden. Je mehr Assets verwaltet werden müssen, desto wahrscheinlicher ist es, ein digitales System zu wählen. Ein gutes physisches Asset-Management-System, das von jedem Standort gewartet werden kann, könnte sich jedoch für einige Unternehmen als besser herausstellen.