Hva er et kapitalforvaltningssystem?

Et kapitalforvaltningssystem er et sett med prosedyrer som brukes til å forvalte alle eiendelene til et selskap eller en person. Disse eiendelene kan omfatte både fysiske og digitale eiendeler. Assetstyringssystemet må administrere og opprettholde detaljene i hver eiendel, inkludert deres valg, vedlikehold, inspeksjon, beskyttelse og fornyelse. Disse systemene bruker mest når et selskap har eiendeler som har en kort levetid og som svekkes i verdi over eiendelens levetid.

Et system kan være et fysisk system der eiendelene spores med en serie prosesser og dokumentert manuelt. Systemet kan være plassert i et programvare som sporer alle selskapets eiendeler elektronisk. Et kapitalstyringsprogramvaresystem lar selskapet spore og rapportere om alle selskapets eiendeler fra ett sted i stedet for å samle informasjonen fra flere steder.

Et kapitalforvaltningssystem har en oversikt over hver av eiendelene som er lagt inn i systemetav selskapet. Asset Management System kan inneholde informasjonen om eiendeler -tjenesteplaner, vedlikeholdsregister, gjeldende verdi på eiendelen og en plan for utskifting av eiendeler. Innenfor programvarepakken kan visse rapporter eller utløsere settes for å opprettholde regelmessige vedlikeholds- og utskiftingssykluser.

Asset Management System er bare så god som informasjonen som er inneholdt i den. Det er viktig at selskapet legger inn god informasjon om eiendelene sine i systemet. Denne informasjonen bør også opprettholdes regelmessig og oppdateres med enhver endring i selskapets eiendeler. Hvis informasjonen ikke opprettholdes riktig, vil ikke selskapet ha en god verdi for sine forretningsmidler på bøkene sine.

Administrere informasjon om digital aktiva i kapitalstyringssystemet vil hjelpe selskapet i tilfelle en revisjon eller katastrofe eller i et søksmål. Hvis kapitalstyringssystemet ikke bare inkluderer informasjonen om en spesifikk datamaskin, men også programvaren som er installert på den datamaskinen, vil det under en hvilken som helst oppdagelsesprosess være langt enklere for selskapet å svare på spesifikke forespørsler. I tilfelle en katastrofe, for eksempel en brann eller en krasjet datamaskin, vil selskapet kunne erstatte datamaskinen for en bestemt ansatt mye raskere med nøyaktig informasjon om eiendeler.

Valget mellom et fysisk eller programvaredrevet kapitalstyringssystem er et som må tas av hvert selskap eller individ med eiendeler. Generelt, jo mer eiendeler man må administrere, jo mer sannsynlig er det å velge et digitalt system. Et godt fysisk kapitalforvaltningssystem som kan opprettholdes av hvert sted, kan imidlertid vise seg å være bedre for noen selskaper.