Hva er et kapitalstyringssystem?

Et kapitalstyringssystem er et sett med prosedyrer som brukes for å styre alle eiendelene til et selskap eller en enkeltperson. Disse eiendelene kan omfatte både fysiske og digitale eiendeler. Forvaltningsstyringssystemet må administrere og vedlikeholde detaljene for hver enkelt eiendel, inkludert deres valg, vedlikehold, inspeksjon, beskyttelse og fornyelse. Disse systemene er mest nyttige når et selskap har eiendeler som har kort levetid og som svekkes i verdi over eiendelens levetid.

Et system kan være et fysisk system der eiendelene spores med en serie prosesser og dokumenteres manuelt. Systemet kan være plassert i et programvare som sporer alle selskapets eiendeler elektronisk. Et programvaresystem for kapitalforvaltning lar selskapet spore og rapportere om alle selskapets eiendeler fra ett sted i stedet for å samle informasjonen fra flere steder.

Et kapitalstyringssystem fører en oversikt over hver av eiendelene som de er inngått i systemet av selskapet. Kapitalforvaltningssystemet kan inneholde informasjonen angående aktivitetsserviceplaner, vedlikeholdsregistreringer, nåværende verdi av eiendelen og en tidsplan for erstatning av eiendeler. I programvarepakken kan det være angitt visse rapporter eller utløsere for å hjelpe til med å opprettholde regelmessig vedlikehold og utskiftningssykluser.

Forvaltningsstyringssystemet er bare så bra som informasjonen som finnes i det. Det er viktig at selskapet legger inn god informasjon om eiendelene sine i systemet. Denne informasjonen bør også vedlikeholdes regelmessig og oppdateres med endringer i selskapets eiendeler. Hvis informasjonen ikke opprettholdes ordentlig, vil ikke selskapet ha en god verdi for forretningsvirksomheten på sine bøker.

Administrering av digital eiendelsinformasjon i kapitalforvaltningssystemet vil hjelpe selskapet i tilfelle en revisjon eller katastrofe eller i et søksmål. Hvis kapitalstyringssystemet ikke bare inneholder informasjonen om en spesifikk datamaskin, men også programvaren som er installert på den datamaskinen, vil det under en hvilken som helst oppdagelsesprosess være langt lettere for selskapet å svare på spesifikke forespørsler. I tilfelle en katastrofe, for eksempel en brann eller en krasjet datamaskin, vil selskapet kunne erstatte datamaskinen for en bestemt ansatt mye raskere med nøyaktig informasjon om eiendeler.

Valget mellom et fysisk eller programvaredrevet aktivastyringssystem er det som må gjøres av hvert selskap eller individ med eiendeler. Generelt, jo mer eiendeler man må forvalte, jo mer sannsynlig er det å velge et digitalt system. Et godt fysisk kapitalforvaltningssystem som kan opprettholdes av hvert sted, kan imidlertid vise seg å være bedre for noen selskaper.