Wat is een auditsysteem?

Een auditsysteem is meestal een computerprogramma dat is ontworpen om te helpen bij het voltooien van auditprocedures. Dit type software wordt gekocht door accountantskantoren, auditors en interne auditafdelingen. Het primaire doel van een auditsysteem is om gegevens te verzamelen, een willekeurige gegevenssteekproef voor elke auditprocedure uit te voeren, activiteit bij te houden en te helpen bij het maken van het eindrapport. Er is een breed scala aan auditsystemen beschikbaar, van kleine systemen ontworpen voor een middelgroot bedrijf tot grote bedrijfssystemen voor gebruik door multinationale organisaties.

Om met een auditsysteem te werken, is training in boekhouding en audit vereist. Hoewel het type audit kan variëren, wordt een auditsysteem meestal gebruikt voor financiële of wettelijke controles. Bij dit type audit worden grote hoeveelheden gegevens in het systeem geüpload en gebruikt om een ​​reeks tests te maken. Voor veel auditors is aanvullende training in het auditsysteem noodzakelijk. Dit kan worden voltooid via een reeks cursussen, door gebruikersdocumentatie te bekijken of door seminars.

Voor een effectief en betrouwbaar auditsysteem moet de software worden geïnstalleerd op een onafhankelijk onderhouden computernetwerk, met een strikte beveiliging rondom de toegang tot het systeem. Gegevens van het transactiesysteem worden geüpload via een beveiligd proces om ervoor te zorgen dat geen informatie wordt gewijzigd. In veel grote bedrijven wordt dit aangevuld met een programma dat op een geplande basis wordt uitgevoerd.

De primaire taak van een auditsysteem is het definiëren van de gegevensset voor een specifieke audittest en het voltooien van willekeurige gegevensselectie. De criteria voor de gegevensselectie worden vastgesteld door de auditor en het programma zelf gebruikt verschillende query's en statistische methoden om ervoor te zorgen dat de selectie echt willekeurig is. Alleen al dit proces bespaart veel tijd en moeite tijdens een audit.

Terwijl de auditor het auditplan doorloopt, moet hij het projectplan bijwerken met de benodigde tijd en voltooide werkzaamheden. Een auditsysteem kan deze informatie automatisch volgen en onderhouden. Er wordt een rapport aan de audit supervisor verstrekt, met een lijst van de tijd besteed aan de audit, het verrichte werk en de naam van de auditor. Dit type rapport is vereist voor elke audit en is zeer nuttig.

Er is een breed scala aan rapporten en uitvoeropties beschikbaar in een auditsysteem. Deze tools zijn ontworpen om te helpen bij het opstellen van het definitieve auditrapport, dat vereist is voor elke audit. De compilatie van de audittests, bewijsmateriaal en conclusies is een enorme tijdsbesparing.