Was ist ein Audit-System?
Ein Audit-System ist normalerweise ein Computerprogramm, das den Abschluss von Audit-Verfahren unterstützt. Diese Art von Software wird von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Wirtschaftsprüfern und internen Revisionsabteilungen gekauft. Der Hauptzweck eines Prüfungssystems besteht darin, Daten zu sammeln, für jedes Prüfverfahren eine zufällige Datenstichprobe durchzuführen, die Aktivitäten zu verfolgen und bei der Erstellung des Abschlussberichts zu helfen. Es steht eine breite Palette von Prüfsystemen zur Verfügung, von kleinen Systemen für mittelständische Unternehmen bis hin zu großen Unternehmenssystemen für multinationale Organisationen.
Um mit einem Prüfungssystem arbeiten zu können, sind Schulungen in Rechnungslegung und Abschlussprüfung erforderlich. Während die Art der Prüfung variieren kann, wird ein Prüfungssystem am häufigsten für Finanzprüfungen oder aufsichtsrechtliche Prüfungen verwendet. Bei dieser Art der Prüfung werden große Datenmengen in das System hochgeladen und zur Erstellung einer Reihe von Tests verwendet. Für viele Prüfer ist eine zusätzliche Schulung im Prüfungssystem erforderlich. Dies kann durch eine Reihe von Kursen, durch Durchsicht der Benutzerdokumentation oder durch Seminare erfolgen.
Um ein effektives und zuverlässiges Auditsystem zu haben, muss die Software in einem unabhängig gewarteten Computernetzwerk installiert werden, und der Zugriff auf das System muss streng gesichert sein. Daten aus dem Transaktionssystem werden über einen sicheren Prozess hochgeladen, um sicherzustellen, dass keine Informationen geändert werden. In vielen großen Unternehmen wird dies durch ein Programm ergänzt, das planmäßig durchgeführt wird.
Die Hauptaufgabe eines Auditsystems besteht darin, den Datensatz für einen bestimmten Audittest zu definieren und die zufällige Datenauswahl abzuschließen. Die Kriterien für die Datenauswahl werden vom Prüfer festgelegt, und das Programm selbst verwendet verschiedene Abfragen und statistische Methoden, um sicherzustellen, dass die Auswahl wirklich zufällig ist. Schon dieser Vorgang spart bei einem Audit viel Zeit und Mühe.
Während der Prüfer den Prüfplan durcharbeitet, muss er den Projektplan mit der erforderlichen Zeit und den abgeschlossenen Arbeiten aktualisieren. Ein Auditsystem kann diese Informationen automatisch nachverfolgen und verwalten. Dem Prüfungsleiter wird ein Bericht mit einer Liste der für die Prüfung aufgewendeten Zeit, der geleisteten Arbeit und dem Namen des Prüfers zur Verfügung gestellt. Diese Art von Bericht ist für jede Prüfung erforderlich und sehr hilfreich.
In einem Auditsystem stehen eine Vielzahl von Berichten und Ausgabeoptionen zur Verfügung. Diese Tools sollen bei der Erstellung des endgültigen Prüfungsberichts helfen, der für jede Prüfung erforderlich ist. Die Zusammenstellung der Audittests, Nachweise und Schlussfolgerungen spart viel Zeit.