Wat is een externe audit?
Externe audits zijn audits van financiële gegevens die worden uitgevoerd door een accountant of accountantskantoor dat volledig onafhankelijk is van de klant. Een externe audit kan worden uitgevoerd op de financiële gegevens van een individu, bedrijf, non-profit organisatie, overheid of een ander type rechtspersoon. Audits van dit type kunnen worden besteld door een regelgevend agentschap, of worden uitgevoerd op verzoek van de persoon, het bedrijf of de organisatie, als een manier om te waarborgen dat standaard boekhoudmethoden worden gevolgd.
De waarde van een externe audit bestaat omdat de accountant die de evaluatie van de financiële administratie uitvoert boven elke vorm van vooringenomenheid of vooroordeel wordt beschouwd. In theorie helpt dit om ervoor te zorgen dat de audit kan vorderen zonder enige kans op onregelmatigheden en dat het uiteindelijke resultaat van de audit volledig en volledig nauwkeurig is. Vaak wordt een externe audit ten minste eenmaal per jaar uitgevoerd, nadat accountants die werkzaam zijn bij het bedrijf of de organisatie een interne audit hebben uitgevoerd. Deze tweeledige aanpak voor het evalueren van de boekhouding maakt het vrijwel onmogelijk dat onregelmatigheden in de financiële administratie onontdekt blijven.
Het is niet ongebruikelijk dat organisaties en bedrijven bepalingen voor een externe audit opnemen in documenten zoals oprichtingsbesluiten of de statuten van een organisatie. Dit geldt met name in non-profitorganisaties die afhankelijk zijn van bijdragen van leden en andere donoren om te kunnen opereren. Vaak worden de bevindingen van de audit beschikbaar gesteld aan leden en anderen, waardoor de registratie van donaties en hoe de ingezamelde fondsen werden gebruikt, transparant was. Tegenwoordig is het niet ongebruikelijk voor religieuze organisaties en andere soorten non-profitorganisaties om regelmatig externe audits te laten uitvoeren en de resultaten te publiceren ten behoeve van het algemene lidmaatschap, en voor iedereen die geïnteresseerd is in aansluiting bij de organisatie.
Het voorbereidingsproces voor een externe audit wordt enigszins vereenvoudigd door een eenvoudige auditchecklist te volgen. Een dergelijke lijst kan worden verkregen bij het bedrijf dat is gepland om de audit uit te voeren. In grotere organisaties is er vaak een auditcomité dat tot taak heeft de checklist te controleren en ervoor te zorgen dat alle boekhoudbescheiden beschikbaar worden gesteld aan de externe auditor of een groter controlepersoneel, als de organisatie meerdere locaties en dochterondernemingen heeft. Tegenwoordig kan het gebruik van auditbeheersoftware het proces van het uitvoeren van de externe audit versnellen, waardoor het voor veel zichtbare problemen veel eenvoudiger is om deze in korte tijd te verhelpen en op te lossen. Met een efficiënt softwarepakket kan de eindverklaring van de auditors eventuele gemaakte correcties noteren en in staat zijn om in de boekhouding te ondertekenen dat deze volledig voldoet aan de huidige voorschriften en standaard boekhoudmethoden.