Wat is auditvoorbereiding?
Audits zijn er in alle vormen en vormen. Ongeacht het type, echter, worden audits uitgevoerd door onafhankelijke auditmedewerkers die processen en ontvangsten controleren, op zoek naar ongeautoriseerde transacties en proberen fraude en fouten te voorkomen. Auditvoorbereiding is het proces van het voorbereiden van een dergelijke beoordeling en is vaak gerelateerd aan audits door Certified Public Accountant (CPA) -bedrijven. Dit zijn audits die minstens eenmaal per jaar worden uitgevoerd om investeerders, banken en andere belanghebbenden te verzekeren dat de financiële overzichten van een bedrijf eerlijk worden gepresenteerd zonder grote onjuistheden of fouten.
Accountants volgen auditprogramma's, en auditvoorbereiding is meestal terugkerend, met vergelijkbare items uit voorgaande jaren. Bedrijven die moeten worden gecontroleerd, zoals overheidsbedrijven, ontvangen meestal auditvragenlijsten of lijsten waarin schema's en andere relevante informatie worden gevraagd om te helpen bij het auditproces en de voorbereiding. Deze schema's worden gewoonlijk de PBC-documentatie ("opgesteld door de klant") genoemd.
Leden van het auditteam gebruiken PBC's om financiële overzichten te analyseren en de cijfers te testen. Het gaat erom documentatie van auditvoorbereiding te gebruiken om het auditproces sneller en goedkoper te maken. Hoe beter de documentatie, hoe soepeler de audit zou moeten zijn.
Een crediteurenschema maakt vaak deel uit van de auditvoorbereiding, met een gedetailleerde lijst van debiteuren, zowel op lange als op korte termijn, en hoeveel elk verschuldigd is. De totalen in de lijst moeten overeenkomen met wat het bedrijf in de jaarrekening presenteert. Als een bedrijf $ 1.000 US Dollars (USD) als te betalen lopende rekeningen en $ 5.000 USD als te betalen langetermijnnota's toont, moeten deze exacte bedragen overeenkomen met de te betalen rekeningen.
Een ander schema dat vaak deel uitmaakt van de auditvoorbereiding is een lijst met debiteuren. Deze lijst toont wie het bedrijf verschuldigd is en hoeveel ze verschuldigd zijn, vergelijkbaar met crediteuren. Het idee is hetzelfde: het schema van de vorderingen moet overeenkomen met de financiële overzichten in totalen.
Bankafstemmingen zijn populaire PBC's en zijn vaak vereist voor de laatste maand van het fiscale jaar en de volgende maand. Bankafstemming beschrijft verschillen tussen het kassaldo per bank en per boek, wat het bedrijf laat zien in haar jaarrekening voor contanten. Andere populaire items in auditvoorbereidingen omvatten een lijst van vaste activa, afschrijvingen, beleggingslijsten en bankbevestigingsbrieven, waarbij banken contanten en investeringssaldi bevestigen met auditors.
Veel bedrijven, met name bedrijven en grotere bedrijven, stellen auditcomités in om de voorbereiding en het proces van de audit te coördineren en te beoordelen. Het auditcomité bestaat vaak uit bestuursleden die belang hebben bij het financiële welzijn van de onderneming. Deze leden kunnen een achtergrond in financiën of boekhouding hebben.
Uitdagingen bij de auditvoorbereiding zijn wijzigingen in rekeningnummers als gevolg van fouten of aanpassingen die zijn aangebracht nadat de PBC's zijn opgesteld. Wanneer dat gebeurt, moeten de schema's en documentatie ook worden gewijzigd. Een andere uitdaging bij de auditvoorbereiding is het tijdig voorbereiden van alle juiste informatie. Dit probleem kan worden geminimaliseerd door financiële software te gebruiken die goede rapportage biedt, waardoor voor veel items geen afzonderlijke lijsten hoeven te worden samengesteld.