Hva er revisjonsforberedelser?
Tilsyn kommer i alle former. Uansett type utføres imidlertid revisjoner av uavhengige revisjonsansatte som gjennomgår prosesser og kvitteringer, leter etter uautoriserte transaksjoner og prøver å unngå svindel og feil. Forberedelse av revisjon er prosessen med å forberede seg på en slik gjennomgang, og er ofte relatert til revisjoner fra Certified Public Accountant (CPA) firmaer. Dette er tilsyn som utføres minst en gang i året for å forsikre investorer, banker og andre interessenter om at et selskaps regnskap er presentert noenlunde uten vesentlig feilinformasjon eller feil.
Revisorer følger revisjonsprogrammer, og revisjonsforberedelsene er vanligvis tilbakevendende, med lignende elementer fra tidligere år. Virksomheter som må revideres, for eksempel offentlige selskaper, mottar vanligvis revisjonsspørreskjemaer eller oppføringer som ber om tidsplaner og annen relevant informasjon for å hjelpe til i revisjonsprosessen og forberedelsene. Disse timeplanene er vanligvis kjent som "utarbeidet av klient" (PBC) dokumentasjon.
Medlemmer av revisjonsteamet bruker PBC-er for å analysere regnskap og for å teste tallene. Poenget er å bruke dokumentasjon fra revisjonsforberedelser for å gjøre revisjonsprosessen raskere og billigere. Jo bedre dokumentasjon, desto jevnere tilsyn skal være.
Regnskapsplan er ofte en del av revisjonsforberedelsene, og inneholder en detaljert liste over skyldnere, både langsiktig og kortsiktig, og hvor mye hver skyldes. Totalt på listen skal være enig i hva virksomheten presenterer i årsregnskapet. Hvis en virksomhet for eksempel viser USD 1 000 dollar (USD) som løpende leverandørgjeld og $ 5,000 USD som langsiktige sedler som skal betales, for eksempel, skal disse nøyaktige beløpene stemme overens med betalingsplanene.
En annen plan som ofte er en del av revisjonsforberedelsene, er en liste over kundefordringer. Denne listen viser hvem som skylder virksomheten og hvor mye de skylder, i likhet med leverandørgjeld. Ideen er den samme: tidsplanen for kundefordringer skal stemme overens med regnskapet i totalsum.
Bankavstemminger er populære PBC-er og er ofte nødvendige for den siste måneden av regnskapsåret og den påfølgende måneden. Bankavstemming beskriver forskjeller mellom kontantbalanse per banker og per bøker, hva virksomheten viser i sine regnskaper for kontanter. Andre populære elementer i revisjonsforberedelsene inkluderer en liste over anleggsmidler, avskrivninger, investeringsfortegnelser og bankbekreftelsesbrev, der bankene bekrefter kontanter og investeringssaldo hos revisorer.
Mange virksomheter, spesielt selskaper og større firmaer, oppretter revisjonskomiteer for å koordinere og gjennomgå revisjonsforberedelsene og prosessen. Revisjonsutvalget består ofte av styremedlemmer som har interesse for virksomhetens økonomiske velferd. Disse medlemmene kan ha bakgrunn i økonomi eller regnskap.
Utfordringene med forberedelse av revisjonen er endringer i kontonummer på grunn av feil eller justeringer som ble gjort etter at PBC-er ble utarbeidet. Når det skjer, må også planene og dokumentasjonen endres. En annen utfordring med å utarbeide revisjon er å få utarbeidet all riktig informasjon på rettidig basis. Dette problemet kan minimeres ved å bruke finansiell programvare som gir god rapportering, og eliminerer behovet for å samle separate lister for mange elementer.