Qu'est-ce que la préparation de l'audit?
Les audits se présentent sous toutes leurs formes. Quel que soit leur type, toutefois, les audits sont effectués par un personnel d'audit indépendant qui examine les processus et les reçus, recherche les transactions non autorisées et tente d'éviter la fraude et les erreurs. La préparation d’un audit est le processus de préparation d’un tel examen et est souvent liée à des audits menés par des cabinets de comptables publics agréés (CPA). Il s'agit d'audits effectués au moins une fois par an pour garantir aux investisseurs, aux banques et aux autres parties prenantes que les états financiers d'une entreprise sont présentés fidèlement, sans inexactitudes ni erreurs majeures.
Les auditeurs suivent les programmes d'audit et la préparation de l'audit est généralement récurrente, avec des éléments similaires d'années précédentes. Les entreprises à auditer, telles que les sociétés ouvertes, reçoivent généralement des questionnaires d'audit ou des listes demandant des calendriers et toute autre information pertinente pour faciliter le processus et la préparation de l'audit. Ces planifications sont communément appelées documentation "préparée par le client" (PBC).
Les membres de l'équipe d'audit utilisent les PBC pour analyser les états financiers et tester les chiffres. Il s'agit d'utiliser la documentation de préparation de l'audit pour rendre le processus d'audit plus rapide et moins coûteux. Plus la documentation est bonne, plus l'audit doit être fluide.
Un échéancier des comptes fournisseurs fait souvent partie de la préparation de l’audit. Il contient une liste détaillée des débiteurs, à long terme et à court terme, ainsi que le montant dû à chacun. Les totaux dans la liste doivent correspondre à ce que l'entreprise présente dans ses états financiers. Par exemple, si une entreprise affiche des comptes créditeurs de 1 000 dollars US (USD) et des billets à payer à long terme de 5 000 dollars US, par exemple, ces montants exacts doivent correspondre aux calendriers des comptes fournisseurs.
Un autre calendrier souvent utilisé lors de la préparation de l’audit est la liste des comptes débiteurs. Cette liste indique qui doit l’entreprise et combien elle doit, comme pour les comptes fournisseurs. L'idée est la même: le tableau des comptes débiteurs doit correspondre aux états financiers présentés dans les totaux.
Les rapprochements bancaires sont des PBC populaires et sont souvent requis pour le dernier mois de l’exercice et le mois suivant. Le rapprochement bancaire décrit les différences entre le solde de trésorerie par banque et par livre, ce que l’entreprise indique dans ses états financiers en tant que trésorerie. Les autres éléments populaires de la préparation de l'audit incluent une liste des immobilisations, des amortissements, des listes d'investissements et des lettres de confirmation bancaire, les banques confirmant les soldes de trésorerie et d'investissement aux auditeurs.
De nombreuses entreprises, notamment les grandes entreprises, mettent en place des comités d'audit chargés de coordonner et d'examiner la préparation et le processus de l'audit. Le comité d'audit est souvent composé de membres du conseil qui s'intéressent au bien-être financier de l'entreprise. Ces membres peuvent avoir une formation en finance ou en comptabilité.
Les défis de la préparation de l'audit sont des changements dans les numéros de compte suite à des erreurs ou des ajustements effectués après la préparation des PBC. Lorsque cela se produit, les horaires et la documentation doivent également être modifiés. Un autre défi de la préparation de l'audit consiste à obtenir toutes les informations appropriées en temps voulu. Ce problème peut être minimisé en utilisant un logiciel financier qui fournit de bons rapports, éliminant ainsi la nécessité de compiler des listes séparées pour de nombreux éléments.