Wat is budgetadoptie?
Budgetten zijn gebruikelijke financiële routekaarten voor veel soorten organisaties, van particuliere bedrijven tot publieke organisaties of overheden. Het budgetadministratieproces is meestal een formeel proces waarbij een organisatie stemt over het accepteren van een budget. Het proces varieert meestal per organisatie, hoewel enkele stappen vergelijkbaar kunnen zijn. In sommige gevallen kan er een voorbereidings-, evaluatie- en goedkeuringsfase zijn. In deze fasen voor de goedkeuring van de begroting kan een begroting worden opgesteld, door de betrokken partijen worden beoordeeld en de begroting door alle noodzakelijke personen worden aanvaard.
Het opstellen van een budget kan een lang en moeizaam proces zijn, afhankelijk van de organisatie. Een klein, privaat bedrijf kan misschien een budget opmaken uit eerdere jaarcijfers binnen een paar weken. Grote bedrijven, overheidsinstanties en openbare gemeenten kunnen er allemaal veel langer over doen om deze informatie voor te bereiden. Het proces beoordeelt eerdere uitgaven, bepaalt het extra bedrag dat nodig is voor groei en brengt ze samen per afdeling en masterbudget. Het definitieve budget doorloopt vervolgens het goedkeuringsproces van de begroting.
In de beoordelingsfase kunnen meer personen of geïnteresseerde partijen naar het budget kijken. Tijdens de voorbereidingsfase kunnen alleen de essentiële werknemers die nodig zijn om het budget te maken, de informatie zien. Tijdens het goedkeuringsproces van de begroting hebben overheidsinstanties en openbare gemeenten eisen om de publieke opinie over deze informatie te vragen. In veel gevallen bekijken leidinggevenden vaak het budget en brengen ze de informatie vervolgens ter beoordeling naar het grote publiek. In deze fase kunnen indien nodig opmerkingen en budgetwijzigingen worden aangebracht.
Tussen de beoordelingsfase en de definitieve vaststelling van de begroting kan het nodig zijn om sommige aspecten van de begroting te wijzigen. Als dit nodig is, moet de organisatie, de overheidsinstantie of de openbare gemeente de wijzigingen aanbrengen en vervolgens een nieuw beoordelingsproces houden. De tijd die aan deze fase wordt besteed, is misschien de tweede grootste van de drie fasen. Dit maakt invoer en verandering mogelijk om het beste budget voor de organisatie, het bureau of de gemeente te creëren. Particuliere bedrijven hebben misschien niet zoveel veranderingen als gevolg van een kleinere beoordelingsfase.
De daadwerkelijke vaststelling van de begroting is de laatste fase voor dit hele proces. Na het aanbrengen van wijzigingen die door belanghebbenden zijn aangevraagd, stelt de organisatie, de overheidsinstantie of de gemeente het bijgewerkte budget ter beoordeling beschikbaar. Deze laatste evaluatie is vaak korter en zal vrij snel in de eigenlijke fase van budgetaanneming komen. Nadat de partijen de wijzigingen hebben beoordeeld en geaccepteerd, is een stemming nodig om de begroting vast te stellen. De stemming vereist vaak een meerderheid voor acceptatie, hoewel er andere regels kunnen bestaan voor het adoptieproces.