Wat is inventarisafstemming?

Afstemming van de inventaris is een proces waarbij een bedrijf zijn fysieke inventaris in evenwicht brengt met de cijfers in zijn boekhouding. Er zijn twee soorten systemen beschikbaar voor het afstemmen van inventaris. Bedrijven kunnen een periodiek of permanent inventarisatiesysteem gebruiken om deze activiteit uit te voeren. Zoals de namen al impliceren, vereist een periodiek inventarisatiesysteem een ​​inventarisafstemming op verschillende tijdstippen per jaar, zoals elk kwartaal; de eeuwigdurende methode heeft deze eis niet, aangezien een jaarlijkse inventaris volstaat. Onder elk systeem is een fysieke inventarisaantelling nodig om de werkelijke items te vergelijken met de boekhoudrapporten, zodat accountants indien nodig aanpassingen kunnen doen.

Onder elk inventarisatiesysteem begint het proces met dezelfde vroege stappen. Een persoon van de boekhoudafdeling gaat meestal uit en telt alle fysieke items die als inventaris worden vermeld. Een kopie van de boekinventaris van de computer kan de accountant helpen bij het tellen van de fysieke inventaris. Eventuele verschillen tussen de inventaris op de computerafdruk en de werkelijke inventaris moeten op het rapport worden gemarkeerd. Alle voorraden moeten worden geteld voordat het afstemmingsproces begint.

Zodra de fysieke telling is voltooid, kunnen accountants het inventarisafstemmingsproces starten. Dit proces vereist dat de accountant zijn of haar fysieke tellingen vergelijkt met de items in het boekhoudsysteem. Eventuele verschillen en de resulterende dollarverschillen moeten duidelijk op het afstemmingsrapport worden vermeld. De accountant moet de reden voor deze verschillen vinden en een eigenzinnige inventaris opsporen. Verkochte voorraden die nog niet in het grootboek zijn geregistreerd, kunnen bijvoorbeeld resulteren in een voorraadverschil tijdens het afstemmingsproces.

Het doel achter het inventarisafstemmingsproces is tweeledig. Ten eerste rapporteert een bedrijf nauwkeurigere cijfers over zijn jaarrekening, zowel de resultatenrekening als de balans. Juiste boekhoudkundige overzichten en rapporten weerspiegelen de werkelijke waarde van het bedrijf en stellen belanghebbenden in staat om betere beoordelingen te maken. Ten tweede kan een nauwkeurig voorraadsaldo te veel betaalde belastingen voorkomen. Overheidsinstellingen mogen aan het einde van elk jaar belastingen heffen op onverkochte voorraden; te veel inventaris aan het einde van het jaar verhoogt deze belastingen.

Afstemming van de inventaris kan een bedrijf helpen bewijzen dat het over de juiste interne controles beschikt. Diefstal, bederf en beschadigde inventaris kunnen de bedrijfskosten van een bedrijf aanzienlijk verhogen. Het niet goed beheersen van de kosten in verband met inventaris kan snel ten koste gaan van de winst van een bedrijf. Accountants beschouwen interne controles vaak als onderdeel van het externe beoordelingsproces van een bedrijf. Nationale boekhoudnormen kunnen ook vereisen dat voor bepaalde soorten bedrijven de procedures voor inventarisafstemming worden nageleefd.