Qu'est-ce que la réconciliation des stocks?
Le rapprochement des stocks est un processus par lequel une entreprise équilibre son stock physique avec les chiffres de ses livres de comptabilité. Deux types de systèmes sont disponibles pour rapprocher les stocks. Les entreprises peuvent utiliser un système d'inventaire périodique ou perpétuel pour mener cette activité. Comme le nom l’implique, un système d’inventaire périodique nécessite un rapprochement des stocks à plusieurs moments de l’année, comme chaque trimestre; la méthode perpétuelle n'a pas cette exigence car un inventaire annuel est suffisant. Dans chaque système, un décompte physique des stocks est nécessaire pour comparer les postes réels aux rapports de comptabilité afin que les comptables puissent procéder aux ajustements nécessaires.
Sous chaque système d'inventaire, le processus commence par les mêmes étapes initiales. Une personne du service de la comptabilité sort et compte tous les articles physiques répertoriés dans l'inventaire. Une copie de l'inventaire comptable de l'ordinateur peut aider le comptable à compter l'inventaire physique. Toute différence entre l'inventaire indiqué sur l'impression de l'ordinateur et l'inventaire réel doit comporter une marque sur le rapport. Tous les stocks doivent être comptés avant le début du processus de rapprochement.
Une fois le décompte physique terminé, les comptables peuvent commencer le processus de rapprochement des stocks. Ce processus nécessite que le comptable compare ses comptes physiques aux éléments énumérés dans le système de comptabilité. Toute différence et les différences en dollars qui en résultent doivent avoir une notation claire sur le rapport de rapprochement. Le comptable doit trouver la raison de ces différences et repérer tout inventaire égaré. Par exemple, un inventaire vendu mais pas encore enregistré dans le grand livre de comptabilité peut entraîner une différence d'inventaire lors du processus de rapprochement.
L'objectif du processus de rapprochement des stocks est double. Premièrement, une entreprise présente des chiffres plus précis sur ses états financiers, à la fois le compte de résultat et le bilan. Des états et rapports comptables appropriés reflètent la valeur réelle de l'entreprise et permettent aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions. Deuxièmement, un solde de stock précis peut éviter un trop-payé d’impôts. Les organismes gouvernementaux peuvent facturer des taxes sur les stocks non vendus à la fin de chaque année; trop d’inventaire en fin d’année augmente ces taxes.
Le rapprochement des stocks peut aider une entreprise à prouver qu’elle dispose de contrôles internes appropriés. Le vol, l'altération et les stocks endommagés peuvent augmenter considérablement le coût des affaires d'une entreprise. Si les coûts associés aux stocks ne sont pas correctement contrôlés, les bénéfices d’une entreprise peuvent rapidement être affectés. Les auditeurs examinent souvent les contrôles internes dans le cadre du processus de révision externe d'une entreprise. Les normes comptables nationales peuvent également exiger le respect des procédures de rapprochement des stocks pour certains types de sociétés.