Hva er inventaravstemming?

Vareavstemming er en prosess der et selskap balanserer sitt fysiske lager med tallene i regnskapsbøkene. To typer systemer er tilgjengelige for avstemming av varelager. Bedrifter kan enten bruke et periodisk eller evigvarende lagersystem for å utføre denne aktiviteten. Som navnene tilsier, krever et periodisk lagerbeholdning en vareavstemming flere ganger i året, for eksempel hvert kvartal; den evigvarende metoden har ikke dette kravet ettersom en årlig varebeholdning er tilstrekkelig. Under hvert system er det nødvendig med en fysisk varetelling for å sammenligne faktiske poster med regnskapsrapportene slik at regnskapsførere kan foreta justeringer etter behov.

Under hvert lagersystem starter prosessen med de samme tidlige trinnene. En person fra regnskapsavdelingen går vanligvis ut og teller alle fysiske ting som er oppført som varebeholdning. En kopi av bokbeholdningen fra datamaskinen kan hjelpe med å veilede regnskapsføreren mens du teller fysisk inventar. Eventuelle forskjeller mellom inventaret som er oppført på datamaskinutskriften og faktisk inventar trenger et merke på rapporten. Alle varelager må telles før avstemmingsprosessen starter.

Når den fysiske tellingen er fullført, kan regnskapsførere begynne prosessen med avstemmingsbeholdning. Denne prosessen krever at regnskapsfører må sammenligne sine fysiske tellinger med varene som er oppført i regnskapssystemet. Eventuelle forskjeller og de resulterende dollarforskjellene må ha tydelig merknad om forsoningsrapporten. Regnskapsføreren må finne årsaken til disse forskjellene og spore opp eventuelle varige varebeholdninger. For eksempel kan solgte varelager, men ennå ikke er bokført i regnskapshovedboken, resultere i en varedifferanse under avstemmingsprosessen.

Hensikten bak varebehandlingsprosessen er todelt. For det første rapporterer et selskap mer nøyaktige tall på regnskapet, både resultatregnskapet og balansen. Riktige regnskapsmessige uttalelser og rapporter gjenspeiler den sanne verdien av selskapet og lar interessenter gjøre bedre vurderinger. For det andre kan en nøyaktig varebeholdning forhindre å betale for mye skatt. Offentlige etater kan belaste skatter på usolgt lager ved slutten av hvert år; for mye varelager ved årsskiftet øker disse skattene.

Vareavstemming kan hjelpe et selskap med å bevise at det har riktig intern kontroll. Tyveri, ødeleggelse og skadet lager kan øke selskapets kostnader for å drive forretning betydelig. Unnlatelse av å kontrollere kostnadene forbundet med varebeholdningen riktig kan fort spises i selskapets fortjeneste. Revisorer ser ofte på interne kontroller som en del av selskapets eksterne evalueringsprosess. Nasjonale regnskapsstandarder kan også kreve samsvar med prosedyrer for lageravstemming for visse typer selskaper.