Wat doet een back-office-assistent?
Een back-office-assistent voert taken uit die nodig zijn voor de administratie van een bedrijf, meestal onder toezicht van een back-office manager of, in kleine kantoren, direct onder de professional of professionals die diensten aanbieden. Het werk van een back-office-assistent hangt grotendeels af van het soort bedrijf waarvoor hij of zij werkt. In veel backoffices kan een assistent verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van basis- of zelfs geavanceerde kantooradministratie en boekhoudingstaken. In medische of tandartspraktijken kunnen assistenten basislaboratoriumwerk verrichten, monsters voorbereiden voor testen of medische gegevens coderen voor verzekeringsfacturen.
In veel bedrijven kunnen sommige werknemers verantwoordelijk zijn voor het werken met klanten, klanten en het grote publiek. Van dit personeel wordt vaak gezegd dat het in de frontoffice werkt. Medewerkers die zich richten op het uitvoeren van ondersteunende en administratieve diensten die het bedrijf draaiende houden, maar die weinig contacten hebben met klanten en klanten, worden beschouwd als backofficemedewerkers. Het aantal werknemers en de verscheidenheid en complexiteit van hun taken is verschillend in elke back-office. Als er meer dan één werknemer in een bepaald kantoor is, fungeert meestal ten minste één persoon als manager die toezicht houdt op het werk van anderen. Als de backoffice uit verschillende afdelingen bestaat, die elk onder een andere manager werken, kan een backofficemedewerker een relatief beperkt takenpakket binnen die afdeling uitvoeren.
In situaties waarin een back-office administratieve, IT- en boekhoudfuncties uitvoert, kan elke back-office-assistent zich richten op het assisteren van de afdeling bij het uitvoeren van deze noodzakelijke taken. Een back-office-assistent kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van spreadsheets over alle of sommige bedrijfsfinanciën. De assistent rapporteert vervolgens aan zijn of haar manager, die mogelijk een accountant, controleur of hoofdboekhouder is. Degenen die andere, meer algemene soorten kantoortaken uitvoeren, kunnen zich melden bij een officemanager.
De kwalificaties om een back-office-assistent te zijn, variëren afhankelijk van de uitgevoerde taken en de aard van het kantoor. In veel gevallen wordt van een back-office-assistent die in kantooradministratie werkt, verwacht dat hij minimaal een middelbare schooldiploma heeft en ervaring heeft met het werken met verschillende soorten standaard kantoorsoftware. Degenen die meer gespecialiseerde taken uitvoeren, zoals boekhouding, hebben mogelijk een soort certificering of opleiding in spreadsheetbeheer nodig. Medische kantoormedewerkers moeten doorgaans nog meer gespecialiseerde vaardigheden en training hebben op gebieden zoals laboratoriumwerk of medische facturering.