Hvad gør en Back Office-assistent?

En back office-assistent udfører opgaver, der er nødvendige til administration af en virksomhed, typisk under tilsyn af en back office-leder eller, i små kontorer, direkte under den professionelle eller fagfolk, der tilbyder tjenester. Arbejdet med en back office-assistent afhænger i vid udstrækning af den type forretning, som han eller hun arbejder for. I mange bagkontorer kan en assistent være ansvarlig for at gennemføre grundlæggende eller endda avancerede kontoradministrations- og bogføringsopgaver. På lægekontorer eller tandlæger kan assistenter udføre grundlæggende laboratoriearbejde, forberede prøver til test eller kode medicinske poster til forsikringsregning.

I mange virksomheder kan nogle arbejdstagere have ansvaret for at arbejde med klienter og kunder såvel som offentligheden. Det siges ofte, at dette personale arbejder i frontkontoret. Medarbejdere, der fokuserer på at udføre support og administrative tjenester, der holder virksomheden i gang, men som har få kontakter med kunder og klienter, betragtes som back office-medarbejdere. Antallet af ansatte og mangfoldigheden og kompleksiteten af ​​deres opgaver er forskellig i ethvert bagkontor. Hvis der er mere end en medarbejder på et bestemt kontor, fungerer mindst en person som en leder, der fører tilsyn med andres arbejde. Hvis back office består af flere forskellige afdelinger, der hver arbejder under en anden manager, kan en back office-assistent udføre en relativt smal række opgaver inden for denne afdeling.

I situationer, hvor et back office udfører administrative, IT- og regnskabsfunktioner, kan hver back office-assistent fokusere på at hjælpe afdelingen med at udføre disse nødvendige opgaver. For eksempel kan en back office-assistent være ansvarlig for at vedligeholde regneark på hele eller nogle af virksomhedens økonomi. Assistenten ville derefter rapportere til sin eller hendes manager, der kan være en regnskabsfører, controller eller hoved bogholder. De, der udfører andre, mere generelle typer af kontoropgaver, kan rapportere til en kontorleder.

Kvalifikationerne for at være backoffice-assistent varierer afhængigt af de udførte opgaver og kontoret. I mange tilfælde forventes en back office-assistent, der arbejder i kontoradministration, at have mindst et gymnasiumseksamen og erfaring med at arbejde med forskellige typer standard kontorsoftware. De, der udfører mere specialiserede opgaver, såsom bogholderi, kan muligvis have en slags certificering eller uddannelse i regnearkadministration. Medicinske kontoransatte skal typisk have endnu mere specialiserede færdigheder og træning inden for områder som laboratoriearbejde eller medicinsk fakturering.