Co dělá asistent v kanceláři?

Asistent back office plní úkoly nezbytné pro správu podniku, obvykle pod dohledem manažera back office nebo, v malých kancelářích, přímo pod profesionálem nebo profesionály, kteří nabízejí služby. Práce asistenta v kanceláři závisí do značné míry na druhu podnikání, pro který pracuje. V mnoha kancelářích může být asistent zodpovědný za plnění základních nebo dokonce pokročilých úkolů správy a účetnictví v kanceláři. V lékařských nebo stomatologických kancelářích mohou asistenti vykonávat základní laboratorní práci, připravovat vzorky k testování nebo kódovat lékařské záznamy pro fakturaci pojištění.

V mnoha podnicích mohou mít někteří pracovníci odpovědnost za práci s klienty a zákazníky i širokou veřejností. O těchto zaměstnancích se často říká, že pracují v front office. Zaměstnanci, kteří se zaměřují na poskytování podpůrných a administrativních služeb, které udržují chod firmy, ale kteří mají málo kontaktů se zákazníky a klienty, jsou považováni za pracovníky back office. Počet zaměstnanců a rozmanitost a složitost jejich povinností se liší v každé kanceláři. Pokud je v určité kanceláři více než jeden zaměstnanec, obvykle alespoň jedna osoba vystupuje jako vedoucí pracovník dohlížející na práci ostatních. Pokud se back office skládá z několika různých oddělení, z nichž každé pracuje pod jiným manažerem, může asistent back office v rámci tohoto oddělení vykonávat relativně úzký okruh úkolů.

V situacích, kdy back office vykonává administrativní, IT a účetní funkce, se může každý back office asistent zaměřit na pomoc oddělení při plnění těchto nezbytných úkolů. Například asistent v kanceláři může být zodpovědný za správu tabulek o všech nebo některých podnikových financích. Asistent by pak podal zprávu svému vedoucímu, který může být účetní, kontrolor nebo vedoucí účetní. Ti, kteří vykonávají jiné, obecnější typy kancelářských úkolů, se mohou hlásit vedoucímu kanceláře.

Kvalifikace asistenta back office se liší podle prováděných úkolů a povahy kanceláře. V mnoha případech se očekává, že asistent v kanceláři, který pracuje v administrativě, bude mít alespoň maturitu a zkušenosti s prací s různými typy standardního kancelářského softwaru. Ti, kteří vykonávají specializovanější úkoly, jako je účetnictví, možná budou muset mít nějaký druh certifikace nebo vzdělání v oblasti správy tabulek. Pracovníci lékařské kanceláře obvykle musí mít ještě specializovanější dovednosti a školení v oblastech, jako je laboratorní práce nebo lékařské vyúčtování.