Wat doet een coördinator klantenservice?
Werken als coördinator van klantendiensten draait vooral om het toezicht op de zorg voor bedrijfsklanten en het onderhouden van relaties met hen. Deze personen werken meestal in een kantooromgeving en communiceren voortdurend met zowel personeel als klanten. Daarom is het nuttig om sterke leiderschapsvaardigheden en uitstekende interpersoonlijke vaardigheden voor deze functie te hebben. Hoewel het specifieke type bedrijf waarvoor een coördinator klantenservice werkt, kan variëren, hebben degenen in deze functie vijf hoofdtaken. Deze omvatten het onderhouden van een klantenbestand, het begeleiden van medewerkers, het leiden van vergaderingen, het ontwikkelen van marketingmateriaal en het uitvoeren van algemene kantoorwerkzaamheden.
Misschien is de belangrijkste verantwoordelijkheid van een coördinator voor klantenservices het onderhouden van een klantenbestand. Dit omvat in de eerste plaats contact houden met de verschillende klanten van het bedrijf om ervoor te zorgen dat bestellingen op tijd worden voltooid en nauwkeurig zijn. Bovendien zal de coördinator klantenservice ervoor zorgen dat elke klant tevreden is met de goederen of diensten van zijn bedrijf. Voor deze praktijk zal hij meestal communiceren via telefoon of online correspondentie. Dit is noodzakelijk om een solide klantenbestand te behouden en dus voor het succes van het bedrijf op de lange termijn.
Een ander groot deel van deze functie betreft het toezicht houden op andere personeelsleden. Omdat de coördinator van de klantenservice de expert is op het gebied van klantbeheer, is het aan hem om ervoor te zorgen dat alle medewerkers opdrachten correct uitvoeren en aan de taak blijven. Hij kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het beheer van vertegenwoordigers van de klantenservice en zorgen voor een vriendelijke service. Dit houdt vaak ook het opstellen van het personeelsschema in. In sommige gevallen kan een coördinator klantenservice ook verantwoordelijk zijn voor het trainen van medewerkers.
Daarnaast zal een persoon in deze functie vaak bedrijfsvergaderingen leiden. Om verschillende afdelingen op dezelfde pagina te houden en de ervaring van de klant te optimaliseren, is het noodzakelijk om routinematig dingen zoals nieuwe ideeën, bedrijfsproblemen en beleidswijzigingen te bespreken. Dit kan inhouden dat er presentaties worden gegeven over bestaande klantaantallen en mogelijke strategieën voor het werven van nieuwe klanten.
Het ontwikkelen van marketingmateriaal is ook gebruikelijk voor een coördinator klantenservice. Een persoon kan bijvoorbeeld promoties maken waarbij goederen of diensten gedurende een bepaalde periode worden verdisconteerd. Deze praktijk kan enkele media omvatten, zoals het afdrukken van mailflyers, e-mailmarketing en websitespromoties. Daarom is het voordelig voor een coördinator van de klantenservice om creatief te zijn en een verscheidenheid aan klanten aan te spreken.
Bovendien omvat deze taak vaak algemene kantoorwerkzaamheden. Enkele veel voorkomende taken kunnen het beantwoorden van telefoontjes, het verzenden van faxen, het sorteren via e-mail en het afdrukken van documenten zijn. Dit aspect van het werk vereist een persoon met goede organisatorische en multitaskingvaardigheden.