Wat doet een gegevensbewaarder?

Een van de meest voorkomende taken van een gegevensbewaarder is ervoor te zorgen dat alle gegevens van een organisatie op een logische manier worden gedefinieerd en georganiseerd. Professionals op dit gebied zijn vaak verantwoordelijk voor het verlenen van toegang tot gevoelige gegevens en het autoriseren van verzoeken om gegevenstoegang. In sommige gevallen kan een gegevensbewaarder verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van de nauwkeurigheid en relevantie van opgeslagen gegevens. Wanneer leidinggevenden van een organisatie systemische wijzigingen plannen, worden gegevensbewaarders vaak geraadpleegd en wordt verwacht dat zij deelnemen aan de implementatie van nieuwe IT-systemen. Deze professionals zijn mogelijk ook verantwoordelijk voor het communiceren van andere leden van een organisatie over alle problemen met gegevenstoegang en het bieden van elementaire taken voor probleemoplossing.

Een gegevensbewaarder is een IT-professional die verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over hoe de digitale gegevens van een organisatie worden opgeslagen, georganiseerd en benaderd. In de meeste gevallen is deze professional een filiaal, afdeling of teamleider. Gegevensbewaarders in grotere organisaties hebben mogelijk de hulp nodig van Data Stewarda, aan wie een gegevensbewaarder taken kan delegeren en privileges kan verlenen wanneer hij of zij deze taken niet alleen kan uitvoeren.

Een primaire functie van een gegevensbewaarder is het bepalen van de gevoeligheid van gegevens. In een academische context kan deze professional bijvoorbeeld alle records met betrekking tot de persoonlijke informatie van studenten als extreem gevoelig definiëren. Personen die toegang willen hebben tot deze informatie, moeten mogelijk contact opnemen met een bewaarder om toegang te krijgen tot deze informatie. Gegevens met betrekking tot cursusvereisten kunnen daarentegen worden gedefinieerd als openbaar, omdat deze niet gevoelig zijn en voordelen kunnen bieden aan partijen die geen geprivilegieerde toegang hebben.

In zakelijke contexten zijn gegevensbewaarders normaal gesproken nodig om te begrijpen hoe gegevens zich verhouden tot de activiteiten van een organisatie. Van hen wordt vaak verwacht dat ze richtlijnen ontwikkelen en herzien die bepalen hoe gegevens moeten worden verkregen en waar deze moeten worden opgeslagen. Wanneer professionals vragen hebben over waarom gegevens belangrijk of relevant zijn of waarom ze op een bepaalde manier zijn gedefinieerd, kan een gegevensbewaarder verantwoordelijk zijn voor het geven van antwoorden.

Het is ook gebruikelijk dat gegevensbewaarders nauw samenwerken met leidinggevenden om grote operationele wijzigingen door te voeren. Wanneer een organisatie bijvoorbeeld grote veranderingen ondergaat die de efficiëntie zouden moeten verbeteren, is een gegevensbewaarder mogelijk verantwoordelijk voor het toezicht op de implementatie van nieuwe IT-systemen. In veel gevallen ontmoeten data-bewaarders andere IT-leiders, zoals applicatiebeheerders, om nieuwe IT-architectuur te ontwerpen en trainingshandleidingen voor werknemers op te stellen.