Wat doet een archiefmedewerker?
Een archiefmedewerker is verantwoordelijk voor het nauwkeurig organiseren, archiveren en ophalen van informatie met betrekking tot de records en accounts van een bedrijf. Hij of zij zorgt ervoor dat gegevens worden bijgewerkt en dat eventuele noodzakelijke wijzigingen of toevoegingen tijdig worden aangebracht. Veel moderne kantoren houden uitsluitend elektronische gegevens bij, wat vereist dat een archiefmedewerker bedreven is in tekstverwerkingssoftware, spreadsheet-toepassingen en gegevensinvoermethoden. De meeste klerkfuncties zijn te vinden in medische kantoren en ziekenhuizen, overheidsinstellingen en allerlei soorten bedrijven.
Het nauwkeurige beheer van de administratie van een organisatie is essentieel voor het succes van de organisatie. Een archiefmedewerker integreert gegevens, fysiek papierwerk en bonnen in een consistent archiveringssysteem. Mogelijk moet hij of zij documenten in elektronische formulieren transcriberen en geschikte opslagbestanden maken, zodat informatie snel toegankelijk is en indien nodig kan worden gewijzigd. Vaak nemen archiefmedewerkers verschillende andere soorten administratieve taken op zich, zoals het beantwoorden van telefoons, het assisteren van patiënten of klanten en het verspreiden van post.
Records griffiers werken in een aantal verschillende taakomgevingen, waaronder ziekenhuizen, provinciale en provinciale kantoren en grote bedrijven. Medewerkers van medische dossiers zijn essentieel voor het bijhouden van patiëntgegevens, inclusief medische grafieken en factuurinformatie. Met ervaring worden ze specialisten op het gebied van medische facturering en codering, die nauw samenwerken met artsen om diagnoses te stellen en betalingen van verzekeringsmaatschappijen te innen.
Professionals in overheidsgebouwen houden openbare registers en gerechtelijke documenten bij. Staats- en districtsadministrateurs kunnen verantwoordelijk zijn voor het indienen en ophalen van geboorteakten, overlijdensakten, huwelijksvergunningen en echtscheidingsberichten, naast andere belangrijke juridische documenten. Degenen die voor particuliere bedrijven werken, onderhouden vaak klantaccounts, houden rekeningen en bonnetjes bij en werken werknemersbestanden bij.
Om een archiefmedewerker te worden in een willekeurige functie, moet iemand doorgaans minimaal een middelbare schooldiploma of GED behalen. Veel werkgevers, vooral die in overheidsgebouwen, geven er de voorkeur aan om bedienden in te huren met enige universiteitservaring in bedrijfsbeheer of boekhouding. Nieuwe bedienden krijgen meestal informele, on-the-job training van gevestigde bedienden of andere kantoormedewerkers die de vereisten voor de taak begrijpen. Mensen kiezen er vaak voor om als archiefmedewerker te werken om kantoorervaring op te doen en zich voor te bereiden op meer geavanceerde functies binnen een organisatie.
Sommige kantoren houden fysieke gegevens bij in de vorm van papieren documenten en kwitanties, hoewel veel organisaties de voordelen inzien van het bijhouden van gegevens op computers. Bekwame archiefmedewerkers zijn in de vraag om informatie zorgvuldig over te zetten naar nieuwe elektronische systemen. Nieuwe werknemers moeten aantonen over een sterke computerkennis en het vermogen om aandacht te hebben voor details.