Was macht ein Records Clerk?
Ein Protokollführer ist dafür verantwortlich, Informationen zu den Aufzeichnungen und Konten eines Unternehmens korrekt zu organisieren, abzulegen und abzurufen. Er sorgt dafür, dass Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand gehalten und notwendige Änderungen oder Ergänzungen rechtzeitig vorgenommen werden. In vielen modernen Büros werden ausschließlich elektronische Aufzeichnungen geführt. Dies setzt voraus, dass ein Mitarbeiter mit Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationsanwendungen und Dateneingabemethoden vertraut ist. Die meisten Jobs als Archivar finden sich in Arztpraxen und Krankenhäusern, Regierungsbehörden und Unternehmen aller Art.
Die genaue Verwaltung der Aufzeichnungen einer Organisation ist für den Erfolg der Organisation von wesentlicher Bedeutung. Ein Archivar integriert Daten, physische Unterlagen und Belege in ein einheitliches Ablagesystem. Möglicherweise muss er Dokumente in elektronische Formulare umschreiben und entsprechende Speicherdateien erstellen, damit auf Informationen schnell zugegriffen und diese bei Bedarf geändert werden können. Häufig übernehmen die Protokollführer verschiedene andere Verwaltungsaufgaben, z. B. den Anrufbeantworter, die Betreuung von Patienten oder Kunden und die Verteilung von E-Mails.
Archivare arbeiten in einer Reihe von unterschiedlichen Arbeitsumgebungen, einschließlich Krankenhäusern, staatlichen und regionalen Ämtern und großen Unternehmen. Sachbearbeiter für Krankenakten sind unerlässlich, um Patientendaten, einschließlich medizinischer Diagramme und Rechnungsinformationen, im Auge zu behalten. Mit der Erfahrung werden sie zu Spezialisten für medizinische Abrechnung und Kodierung, die eng mit Ärzten zusammenarbeiten, um Diagnosen zu kodieren und Zahlungen von Versicherungsunternehmen zu erhalten.
Fachleute in Regierungsbüros erfassen öffentliche Aufzeichnungen und Gerichtsdokumente. Staats- und Bezirksschreiber können unter anderem für die Einreichung und den Abruf von Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Heiratsurkunden und Scheidungsanzeigen zuständig sein. Diejenigen, die für private Unternehmen arbeiten, führen häufig Kundenkonten, verfolgen Rechnungen und Belege und aktualisieren Mitarbeiterdateien.
Um in einem Arbeitsumfeld ein Rekordverantwortlicher zu werden, muss eine Person in der Regel mindestens ein Abitur oder einen Hochschulabschluss vorweisen können. Viele Arbeitgeber, insbesondere in Regierungsämtern, bevorzugen Angestellte mit Hochschulerfahrung in den Bereichen Unternehmensführung oder Buchhaltung. Neue Angestellte erhalten in der Regel eine informelle Einweisung in die Arbeit von etablierten Angestellten oder anderen Büromitarbeitern, die die Anforderungen für die Arbeit verstehen. Menschen entscheiden sich oft dafür, als Archivare zu arbeiten, um Büroerfahrung zu sammeln und sich auf fortgeschrittenere Positionen in einer Organisation vorzubereiten.
Einige Büros führen physische Aufzeichnungen in Form von Papierdokumenten und Quittungen, obwohl viele Organisationen die Vorteile der Führung von Aufzeichnungen auf Computern erkennen. Erfahrene Archivangestellte sind aufgefordert, Informationen sorgfältig in neue elektronische Systeme zu übertragen. Neue Mitarbeiter müssen solide Computerkenntnisse und die Fähigkeit nachweisen, auf Details zu achten.