Que fait un commis aux documents?
Un commis aux documents est responsable de l'organisation, du classement et de la récupération des informations concernant les dossiers et les comptes d'une entreprise. Il veille à ce que les dossiers soient tenus à jour et à ce que les modifications ou les ajouts nécessaires soient apportés en temps utile. De nombreux bureaux modernes conservent exclusivement des enregistrements électroniques, ce qui oblige le commis aux enregistrements à maîtriser les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les méthodes de saisie de données. La plupart des emplois de commis aux documents se trouvent dans des cabinets médicaux et des hôpitaux, des agences gouvernementales et des entreprises de tous types.
La gestion précise des archives d’une organisation est essentielle au succès de celle-ci. Un commis aux documents intègre les données, la paperasse physique et les reçus dans un système de classement cohérent. Il peut être amené à transcrire des documents sous forme électronique et à créer des fichiers de stockage appropriés, de manière à ce que les informations puissent être consultées rapidement et modifiées si nécessaire. Souvent, les commis aux documents assument plusieurs autres types de tâches administratives, telles que répondre au téléphone, aider les patients ou les clients et distribuer le courrier.
Les commis aux documents travaillent dans différents milieux, dont des hôpitaux, des bureaux d'État et de comté et des grandes entreprises. Les commis aux dossiers médicaux sont essentiels pour suivre les données des patients, y compris les dossiers médicaux et les informations de facturation. Avec l'expérience, ils deviennent des spécialistes de la facturation et du codage médicaux, qui travaillent en étroite collaboration avec les médecins pour coder les diagnostics et collecter les paiements des compagnies d'assurance.
Les professionnels dans les bureaux du gouvernement gardent une trace des archives publiques et des documents judiciaires. Les greffiers des états et des comtés peuvent être chargés de classer et de récupérer les actes de naissance, les actes de décès, les licences de mariage et les avis de divorce, entre autres documents juridiques importants. Ceux qui travaillent pour des sociétés privées tiennent souvent des comptes de clients, assurent le suivi des factures et des reçus et mettent à jour les dossiers des employés.
Pour devenir commis aux archives quel que soit l'emploi, une personne doit généralement obtenir au moins un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études générales. De nombreux employeurs, en particulier ceux travaillant dans des bureaux gouvernementaux, préfèrent embaucher des commis possédant une certaine expérience collégiale en gestion des affaires ou en comptabilité. Les nouveaux employés reçoivent généralement une formation en cours d’emploi informelle de la part d’employés déjà établis ou d’autres membres du personnel de bureau qui comprennent les exigences du poste. Les gens choisissent souvent de travailler comme commis aux archives afin d'acquérir une expérience de bureau et de se préparer à des postes plus avancés au sein d'une organisation.
Certains bureaux conservent des enregistrements physiques sous la forme de documents papier et de reçus, bien que de nombreuses organisations réalisent les avantages de la conservation des enregistrements sur ordinateur. Les archivistes qualifiés sont en demande pour transférer soigneusement les informations dans de nouveaux systèmes électroniques. Les nouveaux travailleurs doivent démontrer de solides connaissances en informatique et la capacité de porter une attention particulière aux détails.