O que um funcionário de registros faz?
Um secretário de registros é responsável por organizar, arquivar e recuperar informações com precisão sobre os registros e contas de uma empresa. Ele ou ela garante que os registros sejam mantidos atualizados e que todas as alterações ou adições necessárias sejam feitas em tempo hábil. Muitos escritórios modernos mantêm exclusivamente registros eletrônicos, o que exige que um funcionário de registros seja proficiente com o software de processamento de texto, aplicativos de planilha e métodos de entrada de dados. A maioria dos trabalhos de secretário de registros é encontrada em escritórios médicos e hospitais, agências governamentais e empresas de todos os tipos.
O gerenciamento preciso dos registros de uma organização é essencial para o sucesso da organização. Um funcionário de registros integra dados, documentação física e recebimentos em um sistema de arquivamento consistente. Ele ou ela pode ser obrigado a transcrever documentos para formulários eletrônicos e criar arquivos de armazenamento apropriados, para que as informações possam ser acessadas de maneira rápida e modificada, se necessário. Freqüentemente, os funcionários dos registros assumem vários outrosTipos de tarefas administrativas, como atender telefones, ajudar pacientes ou clientes e distribuir email. Os funcionários dos registros médicos são essenciais para acompanhar os dados do paciente, incluindo gráficos médicos e informações de cobrança. Com a experiência, eles se tornam especialistas em cobrança médica e codificação, que trabalham em estreita colaboração com os médicos para diagnósticos de código e coletar pagamentos de companhias de seguros.
Profissionais nos escritórios do governo acompanham registros públicos e documentos judiciais. Os funcionários dos registros estaduais e do condado podem estar encarregados de arquivar e recuperar certidões de nascimento, certificados de óbito, licenças de casamento e avisos de divórcio, entre outros documentos legais importantes. Aqueles que trabalham para empresas privadas geralmente mantêm contas de clientes, acompanham B de BIlls and Recebts e atualize os arquivos dos funcionários.
Para se tornar um secretário de registros em qualquer configuração de trabalho, uma pessoa normalmente deve obter pelo menos um diploma ou GED do ensino médio. Muitos empregadores, especialmente os de escritórios do governo, preferem contratar funcionários com alguma experiência na faculdade em gerenciamento de negócios ou contabilidade. Os novos funcionários geralmente recebem informais, no treinamento de trabalho de funcionários estabelecidos ou de outros funcionários do escritório que entendem os requisitos para o trabalho. As pessoas geralmente optam por trabalhar como balconistas para obter experiência no escritório e se preparar para posições mais avançadas dentro de uma organização.
Alguns escritórios mantêm registros físicos na forma de documentos e recebimentos em papel, embora muitas organizações estejam percebendo os benefícios de manter registros em computadores. Os funcionários de registros qualificados estão em demanda para transferir cuidadosamente informações para novos sistemas eletrônicos. Novos trabalhadores devem demonstrar um forte conhecimento de computador e a capacidade de prestar muita atenção aos detalhes.