O que um funcionário de registros faz?
Um funcionário de registros é responsável por organizar, arquivar e recuperar informações com precisão sobre os registros e contas de uma empresa. Ele ou ela garante que os registros sejam mantidos atualizados e que quaisquer alterações ou adições necessárias sejam feitas em tempo hábil. Muitos escritórios modernos mantêm exclusivamente registros eletrônicos, o que exige que um funcionário de registros seja proficiente em software de processamento de texto, aplicativos de planilha e métodos de entrada de dados. A maioria dos empregos de escriturário de registros é encontrada em consultórios e hospitais, agências governamentais e empresas de todos os tipos.
O gerenciamento preciso dos registros de uma organização é essencial para o sucesso da organização. Um funcionário de registros integra dados, documentação física e recibos em um sistema de arquivamento consistente. Pode ser necessário que ele transcreva documentos em formulários eletrônicos e crie arquivos de armazenamento apropriados, para que as informações possam ser acessadas rapidamente e modificadas, se necessário. Muitas vezes, os funcionários de registros assumem vários outros tipos de tarefas administrativas, como atender telefones, auxiliar pacientes ou clientes e distribuir correspondência.
Os funcionários de registros trabalham em várias configurações de trabalho diferentes, incluindo hospitais, escritórios estaduais e municipais e grandes empresas. Os atendentes de registros médicos são essenciais para acompanhar os dados do paciente, incluindo prontuários médicos e informações de cobrança. Com a experiência, eles se tornam especialistas em cobrança e codificação médica, que trabalham em estreita colaboração com os médicos para codificar diagnósticos e receber pagamentos das companhias de seguros.
Profissionais em escritórios do governo controlam registros públicos e documentos judiciais. Os secretários estaduais e municipais de registros podem ser responsáveis por arquivar e recuperar certidões de nascimento, certidões de óbito, licenças de casamento e avisos de divórcio, entre outros documentos legais importantes. Aqueles que trabalham para empresas privadas geralmente mantêm contas de clientes, controlam contas e recibos e atualizam os arquivos dos funcionários.
Para se tornar um escriturário de registros em qualquer ambiente de trabalho, uma pessoa normalmente deve obter pelo menos um diploma do ensino médio ou GED. Muitos empregadores, especialmente aqueles em escritórios do governo, preferem contratar funcionários com alguma experiência universitária em gestão de negócios ou contabilidade. Os novos funcionários geralmente recebem treinamento informal, no trabalho, de funcionários estabelecidos ou de outros funcionários do escritório que entendem os requisitos para o trabalho. As pessoas geralmente optam por trabalhar como funcionários de registros, a fim de ganhar experiência no escritório e se preparar para cargos mais avançados dentro de uma organização.
Alguns escritórios mantêm registros físicos na forma de documentos e recibos em papel, embora muitas organizações estejam percebendo os benefícios de manter registros em computadores. Os funcionários especializados em registros estão em demanda para transferir cuidadosamente as informações para novos sistemas eletrônicos. Os novos funcionários devem demonstrar um forte conhecimento em informática e a capacidade de prestar muita atenção aos detalhes.