Wat is een projectcoördinator?
Een projectcoördinator is een administratieve professional die ervoor zorgt dat de mensen en middelen die zijn gewijd aan het bereiken van een doel op de juiste manier worden gebruikt. Soms ook een projectfacilitator genoemd, werkt deze persoon meestal onder een manager om een of meer projectteams te ondersteunen. Van hem of haar wordt doorgaans verwacht dat hij met een combinatie van verantwoordelijkheden jongleert, waaronder het beheren van planning en communicatie tussen teamleden, het coördineren van vergadermateriaal en het assisteren van leden met transport of verplaatsing indien nodig. Om in de carrière te komen, is vaak een achtergrond vereist op een gebied dat verband houdt met de projectdoelen en uitgebreide ervaring in het werken met groepen en als teamleider.
Behoefte aan coördinatoren
Grote projecten binnen een bedrijf, of tussen twee of meer afzonderlijke organisaties, vereisen vaak dat een manager toezicht houdt op alles wat wordt gedaan. Naarmate een project gecompliceerder wordt, met extra taken of meer teamleden toegevoegd, wordt het vaak onmogelijk voor een enkele manager om alles te regelen wat met het runnen van het team te maken heeft. Hier komt een projectcoördinator binnen. Hij of zij neemt enkele verantwoordelijkheden van de manager op zich om ervoor te zorgen dat de projectdoelen worden gehaald.
Gemeenschappelijke plichten
Het coördineren van vergaderingen en andere conferenties is een belangrijke functie van een projectcoördinator. Als het werk bijvoorbeeld samenwerking tussen meerdere mensen van verschillende afdelingen of organisaties inhoudt, zorgt hij of zij ervoor dat iedereen weet wanneer een vergadering is gepland en een plek vindt die alle deelnemers kan huisvesten. Veel van het werk dat door een facilitator wordt gedaan, bestaat uit het praten met verschillende teamleden en het bijwonen van vergaderingen met collega's.
Naast het verlenen van administratieve bijstand, kan ook een projectcoördinator nodig zijn om reizen en accommodatie af te handelen. Dit kan alleen betrekking hebben op het regelen van vervoer voor alle teamleden naar offsite vergaderingen met de auto. In gevallen waarin de groep bestaat uit leden uit een brede regio of zelfs uit andere landen, kan een projectcoördinator mogelijk leden van het team helpen tijdelijk of permanent te verhuizen naar een locatie dichterbij waar de meeste vergaderingen plaatsvinden. In dit scenario kan hij of zij helpen bij reis- en woonaccommodaties, omgaan met immigratiepapier en leden helpen zich aan te passen aan een nieuwe omgeving.
kwalificaties
Omdat bij de meeste projecten de samenwerking van teams van mensen betrokken is, hebben personen die coördinatierollen op zich nemen vaak sterke communicatieve vaardigheden nodig. Tijdbeheer is ook van cruciaal belang, dus goede projectcoördinatoren moeten meestal kunnen multitasken en deadlines effectief halen. Extra ervaring als lid van een team of het leiden van een team is ook belangrijk.
Een educatieve focus op een bepaald gebied is ook vaak nuttig. Een coördinator voor een software-ontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld een graad in programmeren of software-engineering hebben. Wanneer de coördinator begrijpt wat het team doet, kan hij of zij het team beter helpen zijn doelen te bereiken.
Salaris en andere bonussen
Deze positie is vaak relatief hoog in een bedrijf, dus een projectcoördinator krijgt meestal meer betaald dan andere teamleden, hoewel hij of zij nog steeds onder de manager werkt. Sommige werkgevers bieden ook bonussen om ervoor te zorgen dat een project op tijd en binnen het toegewezen budget wordt voltooid. Naarmate bedrijven grotere projecten uitvoeren, herkennen ze vaak hoe belangrijk een goed georganiseerd team is. Personen met de nodige achtergrond en vaardigheden in projectcoördinatie kunnen meestal werk vinden bij een breed scala aan werkgevers.