Hoe kies ik de spreadsheet met de beste kosten?
Spreadsheets zijn handig voor het bijhouden van uitgaven op meerdere niveaus. Dankzij hun kolom- en rijstructuur kunnen ze eenvoudig worden afgedrukt en gedeeld met geïnteresseerde partijen. Om de spreadsheet met de beste kosten te verkrijgen, moet de gebruiker eerst het doel van het blad en de gewenste resultaten van het gebruik ervan definiëren. Er moet ook rekening worden gehouden met het vaardigheidsniveau van alle gebruikers. Kosten en beschikbaarheid ronden de definitieve criteria voor de beste uitgaven spreadsheet af.
Voor het bijhouden van de kosten voor thuisgebruik zijn tablets bestaande uit 25 of 50 exemplaren van een spreadsheet voor dagelijkse uitgaven beschikbaar in winkels voor kantoorbenodigdheden. Deze formulieren bieden ruimte voor het bijhouden van maaltijden, autokilometers, gasaankopen en andere uitgaven. Door ijverig gebruik van deze formulieren, kunnen gebruikers de uitgaven op dagelijkse, wekelijkse of andere relevante periodes nauwkeurig analyseren. De formulieren zijn goedkoop, gemakkelijk overal te gebruiken en communiceren de resultaten duidelijk.
Computerversies van de papieren spreadsheet worden aangeboden in vele soorten accountbeheersoftware voor thuis- en kantoorgebruik. Deze programma's hebben subprogramma's die dezelfde kosten beheren, maar categorieën toevoegen zoals trainingsklassen of uniformen. Netwerkgebruikers kunnen de formulieren online invullen en de resultaten worden samengevoegd in het bedrijfsboekhoudsysteem. On of offline moet de onkostennota duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Meer geavanceerde programma's hebben routines voor foutcontrole die de invoer van de gebruiker filteren en fouten beperken.
Boekhoudprogramma's op bedrijfsniveau zien vaak de noodzaak van projectcontrole op het niveau van het middenmanagement over het hoofd. Goede programma's bieden modules die eenvoudig gegevens op projectniveau verzamelen, presenteren aan het middenmanagement en de waarden oprollen in de boekhoudmodules. De beste programma's scheiden het projectmanagement eigenlijk van de bedrijfsboekhouding, waardoor de project- of afdelingsmanagers de mogelijkheid hebben om uitgaven op het bedrijfsniveau goed te keuren en in te dienen.
Tussen commerciële softwarepakketten en commerciële formulieren zijn door de gebruiker ontwikkelde formulieren en programma's die commerciële spreadsheet-applicaties gebruiken. Veel sjablonen zijn online beschikbaar die de gebruiker kan aanpassen. Kosten spreadsheets kunnen worden gecombineerd om input te leveren aan een ander programma.
Vele onkostennota's worden niet effectief geïmplementeerd omdat het te ingewikkeld is. De beloning van eenvoudige spreadsheets, zolang er kritieke informatie wordt verzameld, is hogere naleving en nauwkeurigheid. In een poging misbruik te voorkomen, verzamelen bedrijven vaak diverse informatie die niet daadwerkelijk wordt gecontroleerd of nuttig is.
Kinderen kunnen worden geleerd om hun eigen kleding- of entertainmentkosten bij te houden ter voorbereiding op complexere financiële managementtaken. Inkomen is meestal vast voor een gezin, en de uitgavenkant van het budget is vaak het enige element dat kan worden beheerd. Kinderen kunnen hun eigen onkostennota op eenvoudig, beslist papier maken en een eerste stap zetten naar financiële onafhankelijkheid.