Como escolho a melhor planilha de despesas?
As planilhas são úteis para rastrear despesas em vários níveis. Sua estrutura de colunas e linhas permite que eles sejam impressos com facilidade e compartilhados entre as partes interessadas. Para adquirir a melhor planilha de despesas, o usuário deve primeiro definir o objetivo da planilha e os resultados desejados ao usá-la. O nível de habilidade de todos os usuários também deve ser levado em consideração. Custo e disponibilidade completam os critérios finais para a melhor planilha de despesas.
Para rastrear as despesas domésticas, os tablets que consistem em 25 ou 50 cópias de uma planilha de despesas diárias estão disponíveis nas lojas de material de escritório. Esses formulários oferecem espaços para rastrear refeições, quilometragem de carros, compras de gás e outras despesas. Pelo uso diligente desses formulários, os usuários podem analisar com precisão as despesas diárias, semanais ou outros períodos relevantes. Os formulários são baratos, fáceis de usar em qualquer lugar e comunicam resultados com clareza.
Versões em computador da planilha em papel são oferecidas em muitos tipos de software de gerenciamento de contas para uso doméstico e no escritório. Esses programas têm subprogramas que gerenciam as mesmas despesas, mas adicionam categorias como aulas de treinamento ou uniformes. Os usuários em rede podem preencher os formulários on-line e os resultados são mesclados no sistema de contabilidade corporativo. On ou offline, a planilha de despesas deve ser clara e inequívoca. Programas mais sofisticados possuem rotinas de verificação de erros que filtram a entrada do usuário e limitam os erros.
Os programas de contabilidade em escala corporativa geralmente ignoram a necessidade de controle de projetos nos níveis de gerência média. Bons programas oferecem módulos que coletam dados no nível do projeto com facilidade, apresentam à gerência intermediária e agregam os valores nos módulos de contabilidade. Na verdade, os melhores programas separam o gerenciamento de projetos da contabilidade corporativa, dando aos gerentes de projeto ou departamento a oportunidade de aprovar e enviar despesas para o nível corporativo.
Entre pacotes de software e formulários comerciais, existem formulários e programas desenvolvidos pelo usuário, usando aplicativos de planilha comercial. Muitos modelos estão disponíveis online que o usuário pode personalizar. As planilhas de despesas podem ser combinadas para fornecer informações para outro programa.
Muitas planilhas de despesas não são implementadas efetivamente porque são excessivamente complicadas. A recompensa de planilhas simples, desde que informações críticas sejam coletadas, é maior conformidade e precisão. Em um esforço para evitar o uso indevido, as empresas geralmente coletam informações diversas que não são realmente revisadas ou úteis.
As crianças podem ser ensinadas a controlar suas próprias despesas com roupas ou entretenimento, em preparação para tarefas de gerenciamento financeiro mais complexas. A renda geralmente é fixa para uma família, e o lado da despesa do orçamento geralmente é o único elemento que pode ser gerenciado. As crianças podem criar suas próprias planilhas de despesas em papel simples e regulamentado e dar o primeiro passo em direção à independência financeira.