Hoe schrijf ik een sponsorvoorstel?
Een sponsorvoorstel is een integraal onderdeel van de financiering van een evenement of filantropische organisatie. Als schrijver moet u alle details over uw evenement of organisatie en uw vereisten kennen. U moet ook grondig onderzoek doen naar het bedrijf, de organisatie of de persoon aan wie uw brief is gericht.
Met dit in gedachten heeft het sponsorvoorstel veel elementen die andere brieven gemeen hebben. Plaats uw contactgegevens of die van uw organisatie bovenaan de brief aan de rechterkant. Voer vervolgens links onder uw contactgegevens de datum en de contactgegevens van de ontvanger van de brief in.
Gebruik de eerste paragraaf om uzelf of uw organisatie voor te stellen. Houd de paragraaf kort. Uw potentiële sponsor wil weten wie u bent, wat u doet en uw filosofie, maar zal meer geïnteresseerd zijn in het vlees van uw voorstel.
In de tweede alinea moet de ontvanger van de brief worden geïntroduceerd voor het evenement dat u wilt sponsoren. Als het bijvoorbeeld een literair festival is, geef dan de naam, locatie, aanwezigheidsraming en bevestigde evenementen op. Houd het beknopt en wees niet bang om af en toe een naam te laten vallen. Gebruik de paragraaf om uw evenement of organisatie te verkopen, maar zorg er ook voor dat u te allen tijde feitelijk nauwkeurig bent.
Definieer de impact van de gebeurtenis in de derde alinea. Noem de goede doelen die het zal helpen, indien aanwezig. Als het een fondsenwerver of een ander goed doel is, leg dan uit waar het geld naartoe gaat en wat ermee gedaan zal worden. Leg uit wie of wat het evenement zal beïnvloeden.
Vervolgens komt het belangrijkste deel van het sponsorvoorstel vanuit het oogpunt van de potentiële sponsor: leg uit wat er in zit voor de ontvanger van het voorstel. De potentiële sponsor zal waarschijnlijk willen weten hoeveel mensen zijn of haar naam of merk zullen zien tijdens het evenement en eventuele advertenties die er naartoe leiden. Zorg ervoor dat u de potentiële sponsor vertelt welke positieve associaties mensen van het evenement zullen overnemen in verband met zijn of haar naam of merk. Leg uit hoe het evenement goed geschikt is voor die specifieke sponsoring. Een leuke run sluit bijvoorbeeld goed aan bij sponsoring door schoenenbedrijven en natuurvoedingsbedrijven.
Nu u de positieve punten van het evenement hebt geïntroduceerd en de interesse van de potentiële sponsor hebt, is het tijd om de ontvanger van het voorstel kennis te laten maken met uw sponsorbehoeften. Het evenement waarvoor u sponsoring zoekt, moet volledige budgetinformatie hebben voordat het voorstel wordt geschreven. Hiermee kun je het gewenste budget voor het evenement opgeven, zodat de sponsor weet welke investering nodig is, maar begin niet te onderhandelen over het voorstel.
De slotparagraaf van het sponsorvoorstel moet uw waardering uitdrukken voor de ontvanger die de tijd neemt om uw brief te lezen. Je moet ook de wens uiten om het idee met hem of haar in meer detail te bespreken. Vermeld uw naam en titel onderaan de pagina. Lees en wijzig het grondig voordat u uw sponsorvoorstel indient. Een minder dan professioneel voorstel kan een anders bereidwillige sponsor inspireren om het verzoek af te wijzen.