Wat zijn de verschillende soorten grootboeksystemen?
Grootboeksystemen in de boekhouding definiëren hoe een bedrijf zijn financiële transacties registreert in boekhoudboeken. Er zijn zeer weinig grootboeksystemen waaruit een bedrijf kan kiezen en effectief kan gebruiken. Het eerste deel van het systeem is dubbele boekhouding, de basis voor alle dagboeken en grootboeken. Uitlopers van dit systeem zijn onder meer contanten en boekhouding op transactiebasis, systemen waaruit een bedrijf zal kiezen die bepalen hoe het transacties registreert. Eigenaren, managers en hogere boekhoudkundigen zijn doorgaans de invloedrijke besluitvormers voor dit proces.
Dubbele boekhouding is een zelfbalancerend boekhoudproces dat een bedrijf helpt zijn boeken te beheren. Onder deze grootboeksystemen zijn twee boekingen vereist om de boekhoudkundige vergelijking in evenwicht te brengen: activa gelijke verplichtingen plus eigen vermogen. Elke invoer moet de vergelijking in evenwicht houden, zodat de boekhoudkundige boeken van het bedrijf altijd in evenwicht zijn en een gelijkenis van orde handhaven. Dit wil niet zeggen dat de boekhouding van een bedrijf nooit uit balans zal zijn; het systeem helpt bij het ondersteunen van de juiste activiteit. Het is mogelijk voor een bedrijf om een ander systeem te gebruiken, hoewel dit uiterst zeldzaam is.
Een ander aspect van grootboeksystemen is het proces waarmee een bedrijf zijn transacties registreert. De twee belangrijkste systemen hier zijn contante boekhouding en boekhouding op transactiebasis. Onder het cashbasissysteem registreert een bedrijf transacties wanneer contant geld tijdens een evenement van eigenaar verandert. Een bedrijf koopt bijvoorbeeld inventaris voor contant geld en een accountant registreert deze gebeurtenis in het grootboek omdat er contant geld bij betrokken was. Aan het einde van de maand moeten de transacties in het grootboek van een bedrijf dat van het bankafschrift weerspiegelen, waardoor een balans wordt gecreëerd voor alle activiteit die resulteert in nauwkeurige financiële rapportage.
Boekhouding op transactiebasis is de meest populaire van de twee grootboeksystemen onder de paraplu voor dubbele boekhouding. Kortom, boekhouding op transactiebasis is het tegenovergestelde van boekhouding op kasbasis; transacties gaan naar de boekhouding zodra ze zich voordoen. Elke keer dat een bedrijf een transactie aangaat die van invloed is op het boekhoudsysteem van het bedrijf, moet het de boekhouding ingaan. Er hoeft geen contant geld van eigenaar te veranderen om deze transactie in de boeken van het bedrijf weer te geven. Boekhouding op transactiebasis is nauwkeuriger, leidt tot betere rapportage en maakt rapporten die de werkelijke activiteit van een bedrijf weergeven.
Andere grootboeksystemen kunnen bestaan in de zakelijke omgeving. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een hybride methode maken die attributen van beide systemen combineert. Het moet echter voldoen aan de nationale boekhoudnormen om informatie op een nauwkeurige en relevante manier te bewaren.