Jakie są różne typy systemów księgowych?
Systemy księgowe w rachunkowości określają sposób, w jaki firma rejestruje swoje transakcje finansowe w księgach rachunkowych. Istnieje bardzo niewiele systemów księgowych, z których firma może wybierać i efektywnie korzystać. Pierwszą częścią systemu jest księgowanie z podwójnym zapisem, która stanowi podstawę wszystkich dzienników i ksiąg rachunkowych. Odejścia od tego systemu obejmują gotówkę i rachunkowość memoriałową, systemy, z których firma wybierze, które określają sposób rejestrowania transakcji. Właściciele, kierownicy i pracownicy księgowi wyższego szczebla są zazwyczaj wpływowymi decydentami w tym procesie.
Księgowość z podwójnym wpisem to sam bilansujący proces księgowy, który pomaga firmie zarządzać księgami. W ramach tych systemów księgi wymagane są dwa wpisy w celu zrównoważenia równania księgowego: aktywa równe pasywom plus kapitał własny właściciela. Każdy wpis musi równoważyć równanie, aby księgi rachunkowe firmy zawsze równoważyły i utrzymywały pozory porządku. Nie oznacza to, że księgowość firmy nigdy nie będzie niezrównoważona; system pomoże w utrzymaniu prawidłowego działania. Firma może korzystać z innego systemu, chociaż jest to niezwykle rzadkie.
Kolejnym aspektem systemów księgowych jest proces, w którym firma rejestruje swoje transakcje. Dwa główne systemy tutaj to gotówka i rachunkowość memoriałowa. W systemie kasowym firma rejestruje transakcje za każdym razem, gdy gotówka zmienia się podczas wydarzenia. Na przykład firma kupuje zapasy za gotówkę, a księgowy rejestruje to zdarzenie w księdze jako zaangażowaną gotówkę. Na koniec miesiąca transakcje w księdze głównej firmy powinny odzwierciedlać dane z wyciągu bankowego, tworząc saldo dla wszystkich działań prowadzących do dokładnej sprawozdawczości finansowej.
Rachunkowość memoriałowa jest najpopularniejszym z dwóch systemów księgowych pod parasolem podwójnego zapisu księgowego. Krótko mówiąc, rachunkowość memoriałowa jest przeciwieństwem rachunkowości kasowej; transakcje trafiają do ksiąg rachunkowych w momencie ich wystąpienia. Za każdym razem, gdy firma bierze udział w transakcji, która wpływa na jej system księgowy, musi przejść do ksiąg rachunkowych. Żadna gotówka nie musi zmieniać rąk, aby transakcja miała reprezentację w księgach firmy. Rachunkowość memoriałowa jest dokładniejsza, prowadzi do lepszego raportowania i tworzy raporty odzwierciedlające prawdziwą działalność firmy.
Inne systemy księgi mogą istnieć w środowisku biznesowym. Na przykład firmy mogą stworzyć metodę hybrydową, która łączy atrybuty obu systemów. Musi jednak spełniać krajowe standardy rachunkowości w zakresie przechowywania informacji w dokładny i odpowiedni sposób.