Quels sont les différents types de systèmes de grand livre?
Les systèmes de grand livre en comptabilité définissent comment une entreprise enregistre ses transactions financières dans des livres de comptabilité. Il existe très peu de systèmes de grand livre parmi lesquels une entreprise peut choisir et utiliser efficacement. La première partie du système est la comptabilité en partie double, la base même de tous les journaux et grands livres. Les ramifications de ce système incluent la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, systèmes parmi lesquels une entreprise choisira pour définir la manière dont elle enregistre les transactions. Les propriétaires, les gestionnaires et le personnel comptable supérieur sont généralement les décideurs influents de ce processus.
La comptabilité en partie double est un processus comptable à auto-équilibrage qui aide une entreprise à gérer ses livres. Dans ces systèmes de grand livre, deux écritures sont nécessaires pour équilibrer l'équation comptable: l'actif est égal au passif plus les capitaux propres. Chaque entrée doit équilibrer l'équation afin que les livres de comptabilité de la société soient toujours équilibrés et conservent un semblant d'ordre. Cela ne veut pas dire que le grand livre comptable d'une entreprise ne sera jamais déséquilibré; le système aidera à soutenir une activité appropriée. Une entreprise peut utiliser un système différent, bien que ce soit extrêmement rare.
Un autre aspect des systèmes de grand livre est le processus par lequel une entreprise enregistre ses transactions. Les deux systèmes principaux sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Dans le système de la comptabilité de caisse, une entreprise enregistre les transactions chaque fois que l’argent change de mains pendant un événement. Par exemple, une entreprise achète des stocks contre de l'argent et un comptable enregistre cet événement dans le grand livre car il s'agissait d'argent. À la fin du mois, les transactions figurant dans le grand livre général d'une entreprise devraient correspondre à celles de son relevé bancaire, ce qui créerait un solde pour toutes les activités permettant d'obtenir des rapports financiers précis.
La comptabilité d'exercice est le plus populaire des deux systèmes de grand livre sous le système de comptabilité en partie double. En bref, la comptabilité d'exercice est l'inverse de la comptabilité de caisse; les transactions entrent dans les livres de comptabilité à mesure qu’elles se produisent. Chaque fois qu'une entreprise effectue une transaction qui affecte son système de comptabilité, elle doit être enregistrée dans les livres de comptabilité. Il n'est pas nécessaire de changer de mains pour que ces transactions soient représentées dans les livres de l'entreprise. La comptabilité d'exercice est plus précise, conduit à de meilleurs rapports et crée des rapports qui reflètent l'activité réelle d'une entreprise.
D'autres systèmes de grand livre peuvent exister dans l'environnement commercial. Par exemple, les entreprises peuvent créer une méthode hybride combinant les attributs des deux systèmes. Il doit cependant respecter les normes comptables nationales pour conserver les informations de manière précise et pertinente.