Wat is een bankafstemmingsoverzicht?
Een bankafstemmingsverklaring is een document dat wordt gebruikt om persoonlijke boekhoudbescheiden te vergelijken met die van een bank. Verzoening wordt door zowel particulieren als bedrijven gebruikt om te bevestigen dat de bankgegevens overeenkomen met die van hen. Het is gebruikelijk om accounts maandelijks met elkaar te verzoenen en mensen met ervaring kunnen het proces vaak zeer snel voltooien omdat ze er bekend mee zijn en veel van het werk al is verricht.
Het is niet ongewoon dat er discrepanties tussen de boekhoudkundige gegevens en de gegevens bij de bank verschijnen. Het doel van een bankafstemmingsverklaring is om uit te zoeken waarom er verschillen zijn, zodat indien nodig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Een eenvoudige oorzaak kan een omzettingsfout zijn, een debet of credit die nog niet is goedgekeurd, of het niet registreren van een transactie. Meer problematische oorzaken van een discrepantie op een bankafstemmingsoverzicht kunnen een fout van de bank zijn of frauduleuze activiteiten op de rekening.
Met een bankafstemmingsverklaring documenteren mensen de boekingen die ze in hun boeken hebben en de boekingen die de bank heeft, en vergelijken ze. Sommige mensen verzoenen zich eenvoudig door hun verklaringen te vergelijken met hun chequeboeken. Anderen bereiden een nieuw document voor, waarin de records in beide kolommen worden weergegeven en waarbij eventuele variaties tussen de twee worden opgemerkt. Het bankafstemmingsoverzicht wordt ook gebruikt om te bevestigen dat verdiende rente, vergoedingen en andere kosten die alleen op het bankafschrift zouden verschijnen, worden overgedragen naar de boekhouding.
Als er een afwijking wordt vastgesteld en deze niet kan worden verantwoord, of er is duidelijk een probleem bij de bank, bijvoorbeeld als een cheque van $ 100 Amerikaanse dollars (USD) is geregistreerd als een cheque van $ 1.000 USD, moet deze worden gebracht onder de aandacht van de bank zo snel mogelijk. Mensen kunnen hun bankafstemmingsoverzichten gebruiken om de aard van de fout aan te tonen en de bank kan dit onderzoeken. Corrigerende acties kunnen het crediteren van een rekening zijn die per ongeluk werd gedebiteerd of het opstarten van een fraudeonderzoek.
Een ding om op te letten met persoonlijke financiën is dat het soms lang duurt voordat controles worden gewist. Mensen die boekhoudsoftware hebben, kunnen meestal snel een lijst met onbetaalde cheques opvragen om te vergelijken met een onverwachte boeking in een bankafschrift, maar degenen die papieren documenten bijhouden, kunnen zich puzzelen over de accountactiviteit zonder te beseffen dat het een cheque weerspiegelt die enkele maanden geleden is geschreven die iemand uiteindelijk heeft neergelegd. Sommige banken merken handig op wanneer cheques niet op volgorde staan om een rode vlag te sturen, zodat iemand weet terug te controleren in zijn of haar administratie voor de oorspronkelijke boekhoudvermelding.