Hva er en bankavstemmingserklæring?
En bankavstemmingserklæring er et dokument som brukes til å sammenligne personlige regnskapsmessige poster med bankens. Avstemming brukes både av enkeltpersoner og bedrifter for å bekrefte at bankregistrene samsvarer med deres egne. Det er vanlig å avstemme kontoer på månedlig basis, og personer som er erfarne kan ofte fullføre prosessen veldig raskt fordi de er kjent med den og mye av arbeidet er allerede gjort.
Det er ikke uvanlig at det oppstår avvik mellom regnskapspostene og postene i banken. Hensikten med en bankavstemmingserklæring er å finne ut hvorfor det er avvik slik at det kan iverksettes korrigerende tiltak om nødvendig. En enkel årsak kan være en transponeringsfeil, en debet eller kreditt som ikke har blitt ryddet år eller manglende registrering av en transaksjon. Mer problematiske årsaker til avvik i en bankavstemmingserklæring kan være en feil fra bankens side eller uredelig aktivitet på kontoen.
Med en bankavstemmingserklæring, dokumenterer folk oppføringene de har i bøkene sine og oppføringene banken har, og sammenligner dem. Noen mennesker forener seg ganske enkelt ved å sammenligne utsagnene sine med sjekkbøkene. Andre utarbeider faktisk et nytt dokument, som viser postene i begge kolonnene og legger merke til eventuelle variasjoner mellom de to. Bankavstemmingsuttalelsen brukes også for å bekrefte at renter som er opptjent, gebyrer og andre avgifter som bare vil vises på kontoutskriften blir overført til regnskapspostene.
Hvis det avdekkes avvik og det ikke kan redegjøres for det, eller det åpenbart er et problem i banken, som for eksempel hvis en sjekk skrevet for $ 100 amerikanske dollar (USD) er blitt registrert som en sjekk for $ 1000 USD, bør den bringes til bankens oppmerksomhet så raskt som mulig. Folk kan bruke bankavstemmingsuttalelsene sine for å demonstrere feilens natur og banken kan undersøke. Korrigerende tiltak kan omfatte kreditering av en konto som ble debitert ved et uhell eller iverksatt en bedragerietterforskning.
En ting å være klar over med personlig økonomi er at det noen ganger tar lang tid å kontrollere sjekker. Personer som har regnskapsprogramvare kan vanligvis raskt få opp en liste med ubetalte sjekker for å sammenligne med en uventet oppføring i en kontoutskrift, men de som fører papirer kan kanskje finne seg forundrende over kontoaktiviteten uten å innse at det gjenspeiler en sjekk skrevet for flere måneder siden som noen til slutt deponerte. Noen banker legger merke til at når sjekker ikke er i rekkefølge for å sende opp et rødt flagg, slik at noen vet å sjekke lenger tilbake i hans eller hennes poster for den opprinnelige regnskapsoppføringen.