Wat is een contante audit?
Een contante audit is een soort boekhoudkundige audit die zich richt op contante transacties die worden uitgevoerd tussen een geïdentificeerde startdatum en einddatum. Een dergelijke audit kan als volledig of gedeeltelijk worden beschouwd, afhankelijk van het feit of alleen bepaalde transacties worden geëvalueerd of dat elke contante transactie die relevant is voor de auditperiode wordt onderzocht. Het doel van een contante audit is ervoor te zorgen dat alle onderzochte transacties zijn uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprocedures en dat de transacties in overeenstemming waren met het beleid en de procedures van de betrokken onderneming.
Over het algemeen is een contante audit gestructureerd om twee doelen te bereiken. De eerste richt zich op het type contante stortingen of ontvangen bijdragen en hoe deze worden vastgelegd in de boekhouding. Naast het behandelen van contante ontvangsten, zal de audit ook aandachtig kijken naar elk type uitbetaling als contante transactie, om ervoor te zorgen dat deze uitbetalingen goed zijn gedocumenteerd en met de juiste autorisatie zijn uitgevoerd. Als laatste aspect van de taak, zal de contante audit er ook voor zorgen dat de betrokken ontvangsten en uitbetalingen op één lijn liggen, zodat de hoeveelheid contant geld die wordt getoond als aanwezig of in bewaring wordt gerechtvaardigd door de combinatie van contante transacties.
De reikwijdte van een contante audit kan zich richten op specifieke soorten contante transacties, of kan een algemene beoordeling van transacties binnen een bepaalde periode inhouden. Een kleine contante audit zou bijvoorbeeld geen betrekking hebben op andere contante transacties dan die waarbij de bijdragen aan en de betalingen uit de kleine contantenrekening worden betrokken. Op andere momenten kan een volledige audit nodig zijn als een manier om de boeken voor te bereiden voor sluiting aan het einde van een kalender- of boekjaar, of zelfs ter voorbereiding van het opstellen van jaarlijkse belastingaangiften. In het geval dat er een vermoeden bestaat van verkeerd gebruik van bedrijfsfondsen of -activa, is er een goede kans dat een raad van bestuur of anderen zouden vragen om een volledige audit van de boekhouding in plaats van genoegen te nemen met een gedeeltelijke audit van alleen geselecteerde soorten transacties.
Hoewel een bedrijf waarschijnlijk ten minste eenmaal per jaar een contante audit zal uitvoeren, kan het proces eigenlijk op elk moment worden geïmplementeerd. Het enige dat nodig is, is om een startdatum en een einddatum te identificeren voor de transacties die zullen worden geëvalueerd en het soort contante transacties. Een dergelijke audit kan gemakkelijk worden uitgevoerd voor een kalendermaand, een enkel kwartaal van een jaar, of zelfs als een halfjaarlijkse audit die het mogelijk maakt om problemen eerder in het boekjaar te identificeren en te verzoenen in plaats van te proberen dus aan het einde van een langere periode. Hoewel het idee van een contante audit soms het idee oproept dat iemand opzettelijk de contante activa van het bedrijf verkeerd heeft gebruikt, zal een audit ook eenvoudige fouten in de boeking identificeren die zich soms voordoen, waardoor het mogelijk is om de boekingen te corrigeren en de bedrijfsboekhouding bij te houden nauwkeurig en actueel.