Wat is een grootboek?
Een grootboek is een klein register dat is ontworpen om bij het chequeboek te worden bewaard, waarin alle verschillende controletransacties onmiddellijk kunnen worden geregistreerd. Hoewel veel mensen nu online bankieren, is het bijhouden van een grootboek nog steeds heel gewoon omdat het een gemakkelijke manier is om in één oogopslag de hoeveelheid geld op de bankrekening te zien en het is ook gemakkelijk om te controleren op fouten wanneer het bankafschrift komt elke maand. Grootboeken worden meestal geleverd met de meeste cheque-bestellingen, of ze kunnen online worden besteld. Een andere optie is om ze eenvoudig af te drukken, omdat er ook een aantal sjablonen gratis online beschikbaar zijn.
Het uiterlijk van een cheque-grootboek is vergelijkbaar met dat van een kleine spreadsheet en bevat een aantal verschillende kolommen en rijen. Typisch beginnen de verticale kolommen met één om het chequenummer of de transactiecode te schrijven, zoals "ATM" voor een geldopname. De volgende kolom is bedoeld voor de datum en de breedste kolom is bedoeld om de ontvanger van de cheque of het doel van een aanbetaling of opname te schrijven. De drie resterende kolommen bevatten stortingen, opnames en totalen. Door de stortingen en opnames in verschillende kolommen te houden, wordt het visueel beter te begrijpen door er gewoon naar te kijken.
De reden dat een grootboek met het chequeboek wordt meegenomen, is om ervoor te zorgen dat alle transacties worden opgeschreven. Dit kan helpen om te voorkomen dat het account te veel wordt opgenomen of een cheque wordt teruggestuurd. Naast het opschrijven van alle cheques, is het belangrijk om nota te nemen van geldopnames bij de geldautomaat, rentebetalingen of bankkosten en reguliere stortingen zoals geautomatiseerde loonstortingen op de werkplek. Personen die hun rekeningen hebben ingesteld om automatisch geld van de betaalrekening op te nemen, moeten deze ook elke maand in het grootboek noteren.
Aan het einde van de maand wordt het grootboek vergeleken met het bankafschrift om te controleren of alles overeenkomt. De bedragen van elk van de transacties moeten hetzelfde zijn, evenals het eindsaldo wanneer alle transacties in aanmerking worden genomen. De meeste mensen kiezen ervoor om hun grootboekrekeningen eenmaal per maand in evenwicht te brengen, zodat ze fouten bij de bank kunnen corrigeren voordat ze een probleem worden; langer wachten kan het moeilijker maken om problemen op te lossen. Bedrijven of particulieren die een groot aantal cheques schrijven, moeten wellicht het chequeboek nog vaker in evenwicht brengen.