Wat is een gemeenschappelijke betaalmeester?
Een algemene betaalmeester is een entiteit die de loonlijst en belastingen voor werknemers van gerelateerde bedrijven samen afhandelt. Het gebruik van dit type loonregeling, als een bedrijf hiervoor in aanmerking komt, kan in sommige instellingen geld besparen op belastingen. Bedrijven die deze optie willen gebruiken, moeten mogelijk een aanvraag indienen en moeten zorgvuldige documentatie overleggen om hun geschiktheid te bewijzen. De administratie van de loonlijst moet ook zorgvuldig worden behandeld om te voldoen aan de wettelijke normen.
De eerste vereiste voor het gebruik van een gemeenschappelijke betaalmeester is dat bedrijven verwant zijn. Dit gebeurt meestal met dochterondernemingen van hetzelfde bedrijf. Een dierenkliniek kan bijvoorbeeld een afdeling hebben die klinische thuisbezoeken aanbiedt, een diagnostisch laboratorium en een reguliere praktijk, die allemaal onafhankelijk werken. Als een veterinaire technicus ondersteuning biedt in de praktijk en bij huisbezoeken, zou deze persoon in theorie apart worden betaald en zouden de loonheffingen voor beide werkgevers oplopen.
Bij een gewone paymaster kan die werknemer worden betaald door een externe payroll-afdeling die alle divisies vertegenwoordigt en aan de volgende vereiste voor dergelijke regelingen voldoet. Alle werknemers moeten worden betaald door deze entiteit alleen, niet door individuele salarisafdelingen. De paymaster fungeert in feite als een werkgever, die compensatie biedt voor gewerkte uren, eventueel aftrekt en loonheffingen indient. Alle belastingdocumentatie wordt in één keer ingediend; de veterinaire technicus zou geen afzonderlijke betalingen en afschriften ontvangen voor thuisbezoeken en werk in de praktijk zelf.
Als de voorschriften voor een gemeenschappelijke betaalmeester worden nageleefd, kunnen bedrijven sommige te hoge belastingverplichtingen vermijden. De praktijk kan ook de loonlijst en facturering stroomlijnen, wat extra besparingen voor het bedrijf kan opleveren. Voor werknemers kan het enkele voordelen bieden door het elimineren van verwarrende meerdere betalingen en belastingaangiften, wat het indienen van nauwkeurige persoonlijke belastingen veel eenvoudiger kan maken. Accountants kunnen periodiek records en werkwijzen controleren om te bevestigen dat een entiteit nog steeds in aanmerking komt als een gemeenschappelijke betaalmeester en als één kan worden behandeld.
Afzonderlijke bedrijven zonder een relatie kunnen deze opstelling niet gebruiken voor de afhandeling van de loonlijst. Betalingen en belastingdocumentatie voor werknemers moeten volledig afzonderlijk worden verstrekt. Evenzo, als individuele salarisafdelingen worden gehandhaafd, is dit in strijd met de algemene paymaster-overeenkomst. Bedrijven die dergelijke regelingen willen treffen, willen misschien accountants en belastingadvocaten ontmoeten om het plan te bespreken. Ze kunnen specifiek advies krijgen over hoe ze het systeem kunnen organiseren om binnen de wet te blijven en de efficiëntie te maximaliseren.