Co je běžný správce plateb?

Běžný mzdový správce je entita, která společně zpracovává mzdy a daně pro zaměstnance propojených společností. Používání tohoto typu mzdového uspořádání, pokud je společnost způsobilá, může v některých nastaveních ušetřit peníze na daních. Společnosti, které chtějí tuto možnost využít, budou pravděpodobně muset podat žádost a musí prokázat pečlivou dokumentaci, aby prokázaly svou způsobilost. Správa mezd musí být také pečlivě zpracována, aby splňovala regulační normy.

Prvním požadavkem na použití společného správce plateb je, že společnosti jsou ve spojení. K tomu obvykle dochází u dceřiných společností téže firmy. Veterinární klinika by například mohla mít divizi, která nabízí domácí klinické návštěvy, diagnostickou laboratoř a pravidelnou praxi, které fungují samostatně. Pokud by veterinární technik poskytoval podporu v praxi a při návštěvách doma, tato osoba by byla teoreticky placena zvlášť a daně z mezd by se akumulovaly pro oba zaměstnavatele.

U běžného správce plateb by mohl být tento zaměstnanec placen oddělením mezd, které zastupuje všechny divize a splňuje další požadavek na takové ujednání. Všichni zaměstnanci musí platit pouze tento subjekt, nikoli jednotlivá oddělení mezd. Mzdový správce se chová jako zaměstnavatel, poskytuje odměnu za odpracované hodiny, podle potřeby odpočítává a podává daně ze mzdy. Veškerá daňová dokumentace se předkládá najednou; veterinární technik by nedostal zvláštní platby a výkazy za návštěvy doma a pracoval v samotné praxi.

Při dodržení předpisů pro běžného správce plateb se mohou společnosti vyhnout některým nadměrným daňovým povinnostem. Tato praxe může také zefektivnit mzdy a fakturaci, což může společnosti přinést další úspory. Zaměstnancům může přinést některé výhody tím, že odstraní matoucí vícenásobné platby a daňové přiznání, což může mnohem snazší podání přesných osobních daní. Auditoři mohou pravidelně přezkoumávat záznamy a postupy, aby potvrdili, že účetní jednotka je stále považována za běžného správce plateb a lze s ní zacházet jako s jedním.

Samostatné společnosti bez vztahu nemohou toto nastavení použít pro zpracování mezd. Platby a daňová dokumentace pro zaměstnance by musely být poskytovány zcela samostatně. Stejně tak, pokud jsou zachována jednotlivá oddělení mezd, je to v rozporu se společnou dohodou o výplatě. Společnosti, které chtějí takové dohody zřídit, se mohou chtít setkat s účetními a daňovými zástupci a projednat plán. Mohou získat konkrétní radu, jak uspořádat systém tak, aby zůstal v souladu se zákonem a maximalizoval účinnost.