Wat is een consulaire factuur?

Een consulaire factuur vermeldt de inhoud van een zending en bevestigt dat deze geen illegale of bevraagde items bevat. Het wordt opgesteld door een consulaire ambtenaar die werkt in het consulaat van het invoerende land in het land van herkomst. Het document is geschreven in de taal die het invoerende land gebruikt om ervoor te zorgen dat douanebeambten het kunnen lezen en begrijpen, en bevat een zegel dat bevestigt dat het officieel is. Dergelijke documenten kunnen nodig zijn voor sommige invoer en kunnen in andere gevallen worden aanbevolen.

Bedrijven die internationale zendingen voorbereiden, hebben een aantal documenten nodig. Als een consulaire factuur vereist is, moeten deze meestal een afspraak maken met een ambtenaar, die de inhoud van de zending doorneemt en een document opstelt. Het invoerende land kan eisen dat een speciaal formulier wordt gebruikt, dat door het nationale consulaat kan worden verstrekt. Eventueel betaalde vergoedingen voor het opstellen van de consulaire factuur worden ook vermeld om verwarring of geschillen te voorkomen.

Douaneambtenaren gebruiken dit document om de juiste tarieven, rechten en andere vergoedingen in verband met een zending te bepalen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het correct is en om te bevestigen dat het formulier volledig is ingevuld. Problemen met de consulaire factuur kunnen leiden tot vertragingen in het dok of magazijn, in welk geval een zending kan worden bewaard totdat deze kan worden opgelost. Met bederfelijke of kritieke artikelen kan dit aanzienlijke problemen voor de importeur veroorzaken.

Ter voorbereiding op internationale verzending kan een bedrijf een externe firma of advocaat raadplegen die gespecialiseerd is in deze service als het dergelijke zendingen niet regelmatig afhandelt. Elk land heeft zijn eigen importvereisten en als de exporteur hier niet aan voldoet, kan het aansprakelijk zijn voor kosten die door de klant worden gemaakt. Als u bijvoorbeeld geen consulaire factuur ontvangt, kan dit leiden tot een boete die de exporteur zou moeten betalen. Evenzo, als een formulier onvolledig is en papierwerk opnieuw moet worden verwerkt, kan de klant de exporteur financieel aansprakelijk stellen voor eventuele verliezen.

Meerdere exemplaren van een consulaire factuur worden geproduceerd wanneer het document wordt gegenereerd. Eén moet bij de zending worden gevoegd, samen met eventuele andere documentatie. Exporteurs bewaren meestal ook ten minste één kopie voor hun bestanden, als een persoonlijke referentie voor gebruik in verband met facturering en andere activiteiten. Ze kunnen een extra kopie naar de importeur sturen, samen met andere informatie met betrekking tot verzending. Kopieën kunnen ook bij de zending worden gevoegd voor retentie bij de douane en bij andere haltes onderweg.