Hvad er en konsulær faktura?
En konsulær faktura beskriver indholdet af en forsendelse og bekræfter, at den ikke indeholder nogen ulovlige eller tvivlsomme genstande. Det er udarbejdet af en konsulær embedsmand, der arbejder i det importerende lands konsulat i hjemlandet. Dokumentet er skrevet på det sprog, der anvendes af importlandet for at sikre, at toldembedsmænd kan læse og forstå det, og inkluderer et segl, der bekræfter, at det er officielt. Sådanne dokumenter kan være påkrævet til en vis import og kan anbefales i andre tilfælde.
Virksomheder, der forbereder internationale forsendelser, har brug for et antal dokumenter. Hvis der kræves en konsulær faktura, skal de typisk aftale en embedsmand, der vil gå over indholdet af forsendelsen og forberede et dokument. Importlandet kan kræve brug af en særlig form, som kan leveres af dets nationale konsulat. Eventuelle gebyrer, der betales for udarbejdelsen af den konsulære faktura, noteres også for at eliminere forvirring eller tvister.
Toldembedsmænd bruger dette dokument til at fastlægge passende takster, afgifter og andre gebyrer i forbindelse med en forsendelse. Det er vigtigt at sikre sig, at den er korrekt, og at bekræfte, at formularen er udfyldt helt. Problemer med den konsulære faktura kan resultere i forsinkelser ved dokken eller lageret, i hvilket tilfælde en forsendelse kan holdes, indtil de kan løses. Med letfordærvelige eller kritiske ting kan dette skabe betydelige problemer for importøren.
Som forberedelse til at sende internationalt kan et firma konsultere et tredjepartsfirma eller en advokat, der er specialiseret i denne service, hvis det ikke regelmæssigt håndterer sådanne forsendelser. Hvert land har sine egne importkrav, og hvis eksportøren ikke opfylder dem, kan det være ansvarligt for udgifter, som kunden har afholdt. Undladelse af at få en konsulær faktura, for eksempel, kan resultere i en bøde, som eksportøren skulle betale. Ligeledes, hvis en formular er ufuldstændig og papirarbejde skal behandles igen, kan klienten muligvis holde eksportøren økonomisk ansvarlig for eventuelle tab.
Flere kopier af en konsulær faktura produceres, når dokumentet genereres. Den ene skal være knyttet til forsendelsen sammen med anden dokumentation. Eksportører opbevarer normalt også mindst en kopi til deres filer som en personlig henvisning til brug i forbindelse med fakturering og andre aktiviteter. De kan sende en ekstra kopi til importøren sammen med andre oplysninger om forsendelse. Kopier kan også vedhæftes forsendelsen til opbevaring ved told og ved andre stop undervejs.