Wat is een incassotermijn?
Een incassotermijn voor debiteuren is de hoeveelheid tijd die klanten van een bedrijf nodig hebben om facturen voor geleverde goederen en diensten te ontvangen, betaling voor die facturen te plannen en uiteindelijk die betaling aan te bieden aan de aanbieder. Doorgaans begint de incassotermijn op de datum waarop de factuur wordt uitgegeven en eindigt op de datum waarop de betaling voor die factuur is geboekt. Bedrijven zullen zowel de incassotermijn van de debiteur voor elke individuele klant monitoren en ook periodiek een momentopname maken van de gemiddelde incassotermijn van de debiteur die betrekking heeft op het volledige klantenbestand. Dit maakt het mogelijk om te bepalen wanneer de periode een soort van verhoging ondergaat, en stelt het bedrijf in staat om passende maatregelen te nemen om de periode terug te brengen tot een gemiddelde dat voordeliger is.
De basisformule voor het berekenen van elk type incassotermijn voor een klantenbestand als geheel begint met het identificeren van het gemiddelde aantal debiteuren dat relevant is voor de beschouwde periode. Dit gebeurt door het aantal actieve debiteuren op de eerste dag van de periode en de actieve debiteuren op de laatste dag van de periode te identificeren. Die twee cijfers worden opgeteld en vervolgens door twee gedeeld om het noodzakelijke gemiddelde te geven.
Zodra het gemiddelde aantal debiteuren voor de periode is vastgesteld, wordt de duur van de beschouwde periode bepaald. Afhankelijk van de reden voor de berekening kan de duur een volledig kalenderjaar, een kwartaal of zelfs een week zijn. Vermenigvuldiging van het gemiddelde aantal debiteuren met de duur, uitgedrukt in het aantal betrokken dagen in de periode, levert het eindresultaat op. In sommige gevallen kan het passend zijn om de incassotermijn van de debiteur te berekenen met behulp van 12 maanden in plaats van 365 dagen, afhankelijk van hoe de resulterende gegevens zullen worden gebruikt bij het analyseren van de veroudering van facturen in de debiteuren. Dat cijfer wordt vervolgens gedeeld door het totale aantal verkopen dat tijdens de beschouwde periode is gegenereerd om de gemiddelde incassotermijn voor die specifieke periode te bepalen.
Idealiter is het doel om een incassotermijn van schuldenaars te bereiken die korter is dan langer. Als de berekening bijvoorbeeld aangeeft dat de gemiddelde incassotijd van de debiteur 60 dagen of minder is, is dit een indicatie van een gezonde omzet in de vorderingen die waarschijnlijk een billijke hoeveelheid kasstroom oplevert. Aan de andere kant, als de gemiddelde verzamelperiode meer in de lijn van 90 dagen ligt, zullen bedrijfseigenaren en -managers aandachtig willen kijken naar het huidige beleid en procedures, en specifieke klanten identificeren die mogelijk aanzienlijk bijdragen aan de langere duur, mogelijke problemen met de cashflow veroorzaken.