Wat is een boekhoudfout?

Een boekhoudfout is een fout in de financiële boekhouding die niet frauduleus van aard is. Deze onschuldige fouten kunnen aanzienlijk worden verminderd door accountants te gebruiken die bekend zijn met de boekhoudprocedure en de financiële positie van een bepaald individu of bedrijf. Wanneer een dergelijke fout wordt vastgesteld, moet deze zo snel mogelijk worden gecorrigeerd.

Sommige boekhoudfouten zijn fouten in het weglaten, waarbij per ongeluk iets uit een boekhouding wordt weggelaten. Veel mensen die hun chequeboekjes in evenwicht houden, hebben de gevolgen opgemerkt van een fout bij het weglaten wanneer ze vergeten een transactie te registreren en hun rekeningen te overboeken of hun boeken niet in evenwicht kunnen krijgen. Een transactie kan niet worden geregistreerd of op de verkeerde plaats worden geregistreerd, wat leidt tot een weglating op een boekhoudkundige verklaring die tot discrepanties leidt.

Fouten van commissie betreffen gegevens die onnauwkeurig zijn vastgelegd of berekend. Een accountant kan bijvoorbeeld getallen transponeren, optellen in plaats van aftrekken, of een vergelijkbare fout maken in de boekhouding. Onjuiste berekeningen waren historisch een veelvoorkomende boekhoudfout, hoewel het gebruik van software dergelijke fouten aanzienlijk heeft verminderd. Boekhoudsoftware berekent automatisch, dus zolang een transactie correct is ingevoerd, mogen er geen wiskundige fouten zijn.

Ten slotte worden de beginselen van de boekhoudkundige procedure ten principale onjuist of nalatig toegepast. Er is een reeks standaard boekhoudmethoden die mensen geacht worden te gebruiken bij het omgaan met financiële rekeningen, en deze algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) moeten door alle accountants worden gevolgd. Accountants die deze procedures niet correct toepassen, kunnen boekhoudfouten veroorzaken die kunnen leiden tot verschillen in de jaarrekening.

Zodra een boekhoudfout wordt herkend, worden stappen ondernomen om te identificeren waarom deze is opgetreden. Vervolgens kan de fout worden gecorrigeerd. Het is ook belangrijk om de oorzaak aan te pakken om het risico op een herhaalde fout te verminderen. Als er bijvoorbeeld geen boekhoudprincipe werd gevolgd, weet de accountant dit principe in de toekomst te volgen. Bovendien kan de accountant in de toekomst aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van de procedure.

Soms is het moeilijk om onderscheid te maken tussen een echte boekhoudfout en fraude. Een auditor die een zaak onderzoekt, kan met informatie komen die kan worden gebruikt om te achterhalen of een accountant een onschuldige fout heeft gemaakt of heeft geprobeerd fraude te plegen. Een audit kan bijvoorbeeld vaststellen dat een accountant op de hoogte was van een boekhoudfout en geen actie ondernam, wat zou kunnen suggereren dat er sprake was van fraude.