Wat is een vergoeding voor dubieuze accounts?
Een vergoeding voor dubieuze accounts is een soort beveiligingsrekening die door veel bedrijven wordt ingesteld. De belangrijkste functie van dit soort accounts is om een buffer te bieden tegen eventuele klantfacturen die gedurende langere tijd onbetaald blijven. Bedrijven baseren doorgaans het aantal reserves dat op de rekening wordt aangehouden op beoordelingen van klanten met een hoog risico en de waarschijnlijkheid dat die klanten deze facturen niet zullen nakomen.
Het is belangrijk op te merken dat de gebruikelijke functie van een voorziening voor dubieuze rekeningen niet bedoeld is om de openstaande saldi te dekken op facturen die momenteel minder dan zes maanden oud zijn. Tot dat moment worden normaliter incasso's gedaan, waaronder pogingen om betalingsregelingen uit te werken met klanten die een soort financiële omkering hebben ondergaan. Veel bedrijven proberen de middelen op de dubieuze dubieuze rekening niet te gebruiken totdat is vastgesteld dat het uitstaande saldo waarschijnlijk niet kan worden geïnd.
Een voorbeeld van wanneer geld kan worden overgemaakt van een voorziening voor dubieuze accounts zou zijn wanneer een klant een aanvraag indient voor hoofdstuk 7 faillissementsbescherming. Na kennisgeving dat de klant dit type actie heeft ondernomen, moeten alle incassopogingen worden stopgezet. Dit creëert een situatie waarin het bedrijf geen echte garanties heeft dat ze ooit zelfs een deel van de schuld zullen kunnen innen. Dit is met name het geval als de schuld door de rechtbanken niet als een prioriteit wordt beschouwd en helemaal niet zal worden aangepakt totdat andere schuldeisers op een of andere manier worden overwogen en afgewikkeld.
De verwerking van een voorziening voor dubieuze accounts wordt meestal beheerd door een regelitem te maken in de boekhoudbescheiden van de onderneming. De exacte classificatie van de rekening zal variëren, afhankelijk van de geldende boekhoudnormen in het land waar het bedrijf is gevestigd. Vaak wordt de rekening beheerd als een regelitem binnen het operationele budget of als een categorie binnen de debiteurenadministratie en gestructureerd om indien nodig gemakkelijke overschrijvingen naar het debiteurenaccounts mogelijk te maken.
Hoewel een vergoeding voor dubieuze accounts een veel voorkomende strategie is die wordt gebruikt door grote bedrijven, kunnen kleine bedrijven ook profiteren van het instellen van dit type boekhoudregelitem. Het is uitermate belangrijk om de reserves bij de hand te hebben en een duidelijke set richtlijnen te hebben voor het gebruik van die reserves. Veel bedrijven zorgen er ook voor dat ten minste twee bedrijfsfunctionarissen de overdracht kunnen autoriseren. Het opbouwen van middelen om schulden te compenseren die niet kunnen worden geïnd, helpt ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn eigen schulden kan blijven nakomen, waardoor late kosten of schade aan de kredietwaardigheid van het bedrijf worden vermeden.