Wat is filiaaladministratie?
Filiaaladministratie is het gebruik van verschillende accountantskantoren voor het registreren, rapporteren en beheren van de financiële informatie van een bedrijf. Elk boekhoudsysteem is gescheiden en onafhankelijk van elkaar binnen een grotere organisatie. Het thuiskantoor van de grote entiteit heeft meestal een account of een gedeelte van het algemene grootboekboek waarin de financiële informatie van elk filiaal wordt weergegeven. Het account in het grootboek heeft meestal een beschrijvende naam die aangeeft welke gegevens van het filiaal zich in het account bevinden.
Veel grote organisaties - of beursgenoteerde bedrijven - gebruiken bij hun activiteiten een vorm van filiaaladministratie. Dit helpt het bedrijf om financiële informatie te beheren zonder daadwerkelijk fysiek aanwezig te zijn in de filialen. Filiaaladministratie heeft vaak een boekhoudkundige manager of supervisor nodig om toezicht te houden op de activiteiten. Deze persoon is dan verantwoordelijk voor het bijwerken van informatie en het voltooien van ad hoc-projecten vanuit het thuiskantoor. Een voordeel voor dit type accountantskantoororganisatie is de mogelijkheid om te voorkomen dat op elke locatie een controller of financieel directeur aanwezig is. Deze posities zullen vaak hoge salarissen met zich meebrengen, waardoor de bedrijfskosten van het bedrijf stijgen.
De meeste filiaalkantoren gebruiken een kleinere versie van het grootboek van het thuiskantoor. De belangrijkste financieel directeur en de operationeel directeur van de organisatie zullen samenwerken en de regels opstellen voor de operationele workflow van het administratiekantoor. Dit zorgt ervoor dat het filiaal van het filiaal alle benodigde financiële informatie nauwkeurig kan vastleggen. Vestigingslocaties hebben vaak het probleem van afdelingen en afdelingen die minder bereid zijn om samen te werken bij het bereiken van de algemene doelstellingen van het bedrijf. De reden hiervoor is dat het bijkantoor zich zo ver van de belangrijkste leidinggevenden van het bedrijf bevindt. Managers zijn mogelijk minder bereid om samen te werken als ze niet bang zijn voor represailles van hun superieuren.
Audits zijn een primair hulpmiddel dat wordt gebruikt om de integriteit van de boekhoudkantoren of kantoren van een bedrijf te handhaven. Het thuiskantoor zal interne auditors sturen die de boekhoudkundige werkzaamheden zullen controleren om ervoor te zorgen dat deze effectief, nauwkeurig en tijdig zijn in het opnemen en rapporteren van informatie. Afhankelijk van de betrouwbaarheid van de eerdere controles van het kantoor, kan de frequentie van toekomstige beoordelingen vrij vaak zijn als er te veel incidenten uit het verleden van slechte boekhoudpraktijken werden ontdekt. De auditors van het thuiskantoor zullen er ook voor zorgen dat de accountants van het filiaal het interne boekhoudbeleid van het bedrijf volgen. Deze regels vallen vaak samen met of breiden de huidige nationale boekhoudnormen uit die het bedrijf gebruikt om financiële informatie vast te leggen en te rapporteren.