Wat is begrotingsboekhouding?
Budgettaire boekhouding is een bijzonder boekhouding dat het meest wordt gebruikt door lokale, provinciale en federale gemeenten. Particuliere bedrijven gebruiken budgetten om hun uitgaven te sturen, maar het is niet hetzelfde als budgettaire boekhouding. Overheidsboekhouding gebruikt een reeks fondsen die het kapitaal vertegenwoordigen dat is toegewezen voor bepaald gebruik. Andere posten die in de fondsen worden gepost, zijn volkstoewijzingen en lasten, waarin wordt beschreven hoe de staat of de federale instantie in elk fonds het toegewezen geld zal uitgeven. Eén fonds is doorgaans gemarkeerd als algemeen om onverdeeld kapitaal te vertegenwoordigen.
Overheidsboekhouding is voor de meeste accountants vaak een moeilijk te begrijpen en te onderhouden proces. Dit komt door het budgettaire proces dat gepaard gaat met de weinige inkomstenbronnen die de overheid heeft verdiend, zoals verkoop, onroerend goed of inkomstenbelasting. Bij elk inkomen dat door de gemeente wordt ontvangen, moeten accountants de middelen toe-eigenen volgens het vooraf bepaalde budget. De meeste agentschappen of gemeenten hebben een begrotingsraad die bepaalt hoe zij belastinginkomsten uitgeven. Het begrotingsproces is meestal een gedetailleerd proces dat niet noodzakelijkerwijs wordt beheerd door accountants, maar door de gekozen functionarissen van het agentschap of de gemeente.
In sommige vormen van budgettaire boekhouding kan elk krediet dat door een bestuursorgaan wordt gedaan, een fonds vertegenwoordigen. Er kunnen bijvoorbeeld kredieten worden vastgesteld voor salarisadministratie, onderhoud, politie en brandweer, infrastructuurverbeteringen, nieuwe wegen of andere grote projecten. Kredietrekeningen en -fondsen vertegenwoordigen een specifiek doel voor het geld dat aan de rekening wordt toegewezen. Voor de meeste overheidsinstanties of gemeenten is het onwettig om geld uit te geven dat is bestemd voor een ander project. Zo kunnen fondsen voor straatreiniging niet worden gebruikt voor de reparatie van politieauto's. Kredietfondsen kunnen onbeperkt zijn in de manier waarop een gemeente kapitaal uitgeeft.
Toewijzingen zijn de specifieke bedragen die een overheidsinstantie of gemeente in elk fonds in het begrotingsboekhoudsysteem zal plaatsen. Toewijzingen vinden meestal plaats wanneer de gemeente geld ontvangt uit belastinginkomsten. Accountants moeten elk deel van het geld opsplitsen en in het specifieke fonds opnemen. Dit is een gebruikelijk proces voor btw-inningen. Veel gemeenten gebruiken omzetbelastingomzet voor een aantal verschillende doeleinden. Accountants moeten toewijzingen maken om het verdiende kapitaal in elk fonds te plaatsen.
Een last is een bepaald gebruik van belastinginkomsten dat al dan niet kan worden betaald wanneer de gemeente de last maakt. De meeste regeringen ontvangen alleen belastingopbrengsten op specifieke tijdstippen gedurende het jaar. Een last stelt het agentschap of de gemeente in staat om goederen te betalen met behulp van een debiteurensysteem, dwz kredietbetaling. Accountants registreren de invoer in het begrotingsboekhoudsysteem met behulp van een last. Zodra de belastinginkomsten binnenkomen, zullen accountants de last afbetalen en uit het grootboek verwijderen.