Hva er budsjettregnskap?

Budsjettregnskap er en spesiell av regnskap som oftest brukes av lokale, statlige og føderale kommuner. Bedrifter i privat sektor bruker budsjetter for å veilede utgiftene sine, men det er ikke det samme som budsjettregnskap. Regjeringsregnskap bruker en serie med midler som representerer kapitalen som er bevilget til visse bruksområder. Andre poster som er lagt inn i fondene er tildelinger og heftelser, som beskriver hvordan staten eller det føderale byrået vil bruke bevilgede penger i hvert fond. Ett fond er typisk markert som generelt for å representere ikke disponert kapital.

Regnskapsføring er ofte en vanskelig prosess å forstå og vedlikeholde for de fleste regnskapsførere. Dette er på grunn av budsjettprosessen som er forbundet med de få inntektskildene som er opptjent av myndighetsorganet, som salg, eiendom eller inntektsskatt. Med hver inntekt mottatt av regjeringskommunen, må regnskapsførere tilpasse midlene i henhold til det forhåndsbestemte budsjettet. De fleste etater eller kommuner har et budsjettråd som bestemmer hvordan de bruker skatteinntekter. Budsjettprosessen er typisk en detaljert prosess som ikke nødvendigvis styres av regnskapsførere, men de folkevalgte i byrået eller kommunen.

I noen budsjettmessige regnskapsformer kan hver bevilgning foretatt av et styrende organ representere et fond. For eksempel kan det settes av bevilgninger til lønn, vedlikehold, politi og brannmenn, infrastrukturforbedringer, nye veier eller andre større prosjekter. Bevilgede kontoer og midler vil representere et spesifikt formål for pengene som er avsatt til kontoen. For de fleste offentlige etater eller kommuner er det ulovlig å bruke midler bevilget til en bruk til et annet prosjekt. For eksempel kan midler som er ment for gaterensing ikke gå mot reparasjon av politibiler. Bevilgningsmidler kan være ubegrensede på den måten en kommune bruker kapital på.

Tildelinger er de spesifikke beløpene et statlig organ eller kommune vil plassere i hvert enkelt fond i det budsjettmessige regnskapssystemet. Tildelinger skjer vanligvis når kommunen mottar penger fra skatteinntekter. Regnskapsførere må dele ut hver del av pengene og registrere dem i det spesifikke fondet. Dette er en vanlig prosess for mva. Mange kommuner bruker omsetningsavgift for å betale for en rekke forskjellige formål. Regnskapsførere må opprette tildelinger for å legge inn kapital opptjent i hvert fond.

En heftelse er en spesiell bruk av skatteinntekter som kanskje eller ikke kan betales for når kommunen gjør heftelsen. De fleste regjeringer mottar bare skatteinntekter på bestemte tidspunkter i løpet av året. En heftelse gjør at byrået eller kommunen kan betale for varer ved å bruke et kundefordring, dvs. kredittbetaling, system. Regnskapsførere vil registrere oppføringen til det budsjettmessige regnskapssystemet ved hjelp av en heftelse. Når skatteinntektene kommer inn, vil regnskapsførere betale av heftelsen og fjerne den fra regnskapshovedboken.