Che cos'è la contabilità di bilancio?
La contabilità di bilancio è un particolare della contabilità utilizzata più spesso dai comuni locali, statali e federali. Le società del settore privato utilizzano i budget per aiutare a guidare le proprie spese, ma non è la stessa cosa della contabilità di bilancio. La contabilità governativa utilizza una serie di fondi che rappresentano il capitale appropriato per determinati usi. Altre voci iscritte ai fondi sono le assegnazioni e gli ingombri, che descrivono in dettaglio come lo Stato o l'agenzia federale spenderanno denaro appropriato in ciascun fondo. Un fondo è in genere contrassegnato come generale per rappresentare il capitale non appropriato.
La contabilità del governo è spesso un processo difficile da comprendere e mantenere per la maggior parte dei contabili. Ciò è dovuto al processo di bilancio associato alle poche fonti di reddito guadagnate dall'agenzia governativa, come vendite, proprietà o imposte sul reddito. Con ogni reddito ricevuto dal comune governativo, i contabili devono appropriarsi dei fondi secondo il budget prestabilito. La maggior parte delle agenzie o dei comuni ha un consiglio di bilancio che determina come spendono le entrate fiscali. Il processo di bilancio è in genere un processo dettagliato non necessariamente regolato dai contabili, ma dai funzionari eletti dell'agenzia o del comune.
In alcuni moduli contabili di bilancio, ogni stanziamento effettuato da un organo di governo può rappresentare un fondo. Ad esempio, è possibile stabilire stanziamenti per buste paga, manutenzione, polizia e vigili del fuoco, miglioramenti delle infrastrutture, nuove strade o altri grandi progetti. Conti e fondi appropriati rappresenteranno uno scopo specifico per il denaro assegnato al conto. Per la maggior parte delle agenzie governative o dei comuni, è illegale spendere fondi stanziati per un uso su un altro progetto. Ad esempio, i fondi destinati alla pulizia delle strade non possono essere destinati alla riparazione di auto della polizia. I fondi di appropriazione possono essere illimitati nel modo in cui un comune spende capitale.
Le assegnazioni sono gli importi specifici di denaro che un ente governativo o comune inserirà in ciascun fondo nel sistema di contabilità di bilancio. Le assegnazioni si verificano in genere quando il comune riceve denaro dalle entrate fiscali. I contabili devono dividere ogni porzione di denaro e registrarla nel fondo specifico. Questo è un processo comune per le riscossioni delle imposte sulle vendite. Molti comuni utilizzano le entrate delle imposte sulle vendite per pagare una serie di scopi diversi. I contabili devono creare assegnazioni per registrare il capitale guadagnato in ciascun fondo.
Un ingombro è un uso particolare delle entrate fiscali che possono o meno essere pagate quando il comune effettua l'incarico. La maggior parte dei governi riceve entrate fiscali solo in determinati periodi dell'anno. Un ingombro consente all'agenzia o al comune di pagare le merci utilizzando un sistema di contabilità clienti, ad esempio pagamento del credito. I contabili registreranno l'ingresso nel sistema di contabilità di bilancio utilizzando un ingombro. Una volta che arriva il gettito fiscale, i contabili pagheranno il debito e lo rimuoveranno dal libro mastro.