Wat is voorraadadministratie?

Voorraadboekhouding is het bijhouden van voorraadbewegingen in en uit een bedrijf. Het omvat zowel de logistiek van het voorraadbeheer als de bijbehorende financiële boekhouding. In een financiële context hebben de meeste landen specifieke regels over hoe inventarisadministratie moet worden uitgevoerd en in bedrijfsrekeningen moet worden vermeld.

In principe betekent voorraadadministratie simpelweg het bijhouden van de voorraad van een bedrijf en de totale waarde. In de praktijk kan dit ingewikkelder zijn omdat de meeste bedrijven meerdere productlijnen in meerdere magazijnen hebben. Er is ook een potentieel voor verwarring en complexiteit wanneer een productiebedrijf meerdere stappen neemt om een ​​eindproduct te produceren. Bij een auto kunnen bijvoorbeeld onderdelen zoals de motor, het chassis en de voorruit bestaan ​​als ongebruikte onderdelen of in de vorm van een voltooide maar onverkochte auto. Het bedrijf kan ook andere onderdelen hebben, zoals stereosystemen, die later kunnen worden toegevoegd aan een "voltooide" auto om een ​​aangepaste bestelling uit te voeren.

Een probleem dat vooral belangrijk is bij voorraadadministratie is dat de prijs van het kopen van componenten of voorraad in de loop van de tijd kan veranderen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld in een bepaald stadium 100 verzenddozen hebben die $ 0,10 (USD) kosten en nog eens 100 verzenddozen die $ 0,12 kosten omdat ze werden gekocht na een prijsstijging door de leverancier. Ervan uitgaande dat deze dozen identiek zijn, kan er verwarring ontstaan ​​wanneer de dozen worden gebruikt en naar een klant worden verzonden en het bedrijf de waarde van de dozen van zijn inventaristotaal moet aftrekken.

Er zijn twee hoofdbenaderingen voor dit probleem. Een staat bekend als First In First Out of FIFO. Dit werkt op basis van de veronderstelling dat elke uit de inventaris verzonden eenheid de vroegste is die de inventaris is binnengekomen. In het bovenstaande voorbeeld zou het een doos zijn die het bedrijf $ 0,10 kost.

Het belangrijkste alternatieve systeem is Last In First Out of LIFO. Dit werkt op basis van de veronderstelling dat elke uit de inventaris verzonden eenheid de laatste is die de inventaris is binnengekomen. In het bovenstaande voorbeeld zou het een doos zijn die het bedrijf $ 0,12 kost. Het is belangrijk op te merken dat welke doos daadwerkelijk fysiek wordt verzonden, niet relevant is in boekhoudkundige termen.

In het gegeven voorbeeld zou een bedrijf dat LIFO gebruikt meer geld aftrekken voor elke doos die het verzendt, waardoor de papieren waarde van zijn inventaris lager blijft. Dit zal in de meeste gevallen het geval zijn vanwege de gevolgen van inflatie. In veel gevallen zal de papieren waarde van de inventaris van een bedrijf meetellen voor zijn inkomsten in financiële rekeningen en dus van invloed zijn op de belastingverplichtingen van het bedrijf. Veel Amerikaanse bedrijven gebruiken het LIFO-systeem als resultaat, waardoor hun belastingbetalingen worden verlaagd. Sommige landen vereisen dat bedrijven FIFO gebruiken, zowel om de belastinginkomsten te verhogen als om een ​​gemakkelijkere vergelijking tussen verschillende bedrijven mogelijk te maken.