Wat is het verschil tussen een dochteronderneming en een grootboek?
Het verschil tussen dochter- en grootboekrekeningen is functioneel. Het grootboek van een bedrijf is het boek van de beste rekeningen waaruit het boekhoudsysteem bestaat. Het dochterboek is een subrekening van een grootboekrekening. Grootboeken registreren regelitemtransacties in belangrijke rekeningcategorieën. Bijkomende grootboeken verschaffen de details voor een van die regelitems, waardoor een afzonderlijke mini-account voor het item wordt gecreëerd die transacties kan bijhouden die specifiek zijn voor dat ene item.
Alle bedrijven moeten een boekhoudsysteem onderhouden door overheidsinstanties. Kleinere bedrijven houden boeken bij, zodat de belastingdienst periodiek omzet-, inkomsten- en inkomstenbelasting kan innen. Grote openbare bedrijven hebben die verantwoordelijkheden en zijn ook verplicht door overheidseffectenregelgevers om een boekhoudsysteem bij te houden om de financiële positie van de onderneming aan beleggers te rapporteren. Hoewel niet-openbare bedrijven technisch elk soort boekhoudsysteem kunnen onderhouden dat inkomsten en uitgaven nauwkeurig weergeeft, voldoen velen aan hun systemen aan de normen die door openbare bedrijven zijn vastgesteld. Openbare bedrijven gebruiken een systeem voor dubbele boekhouding dat voldoet aan de normen die zijn opgesteld door internationale en nationale beoordelingsraden voor boekhoudnormen.
Dubbele boekhouding is een systeem dat zeven soorten accounts bijhoudt:
- middelen
- passiva
- omzet
- uitgaven
- aanwinsten
- verliezen
- eigen vermogen
Deze rekeningen worden gezamenlijk het grootboek genoemd. Het grootboek onderhoudt algemene rekeningen die onder de zeven rekeningcategorieën vallen. Bedrijven hebben bijvoorbeeld doorgaans grootboekrekeningen voor vaste activa, vlottende activa, kortlopende schulden, langlopende schulden, omzet en administratieve kosten. Invoer op deze rekeningen gebeurt met behulp van compenserende debet- en creditnotaties.
Aangezien de grootboekrekeningen toprekeningen zijn die subcomponenten kunnen bevatten, worden dochterboekrekeningen gebruikt om de details van een rekeningregelitem te onderbouwen. Dochter- en grootboekrekeningen hebben een afhankelijke relatie, maar de manier waarop een persoon de twee soorten accounts beheert en informatie invoert, is hetzelfde. Het verschil tussen dochter- en grootboekrekeningen ligt eenvoudig in de manier waarop de rekeningen worden gebruikt.
Een groothandel houdt bijvoorbeeld meestal een omzetaccount bij voor de verkoop. Dit account is een grootboekrekening van de bovenste plank, omdat het alle verkoopinformatie per periode verzamelt. De groothandel heeft waarschijnlijk klantaccounts waaruit de verkoopcijfers bestaan en kan in het grootboek worden vermeld door elke klant op een afzonderlijke regel te plaatsen met het totale aantal verkopen voor elke klant voor het jaar. In het boekhoudsysteem zou aan de grootboekverkooprekening voor elke klant dochterrekeningen kunnen worden gekoppeld. De afzonderlijke transacties die specifiek zijn voor die klant, worden in de grootboekrekening van de klant geregistreerd als een detail van het totale bedrag dat in het grootboek wordt geregistreerd.
Dochter- en grootboekrekeningen controleren en balanceren elkaar. De grootboekregel die door de dochterboekdetails wordt genoemd, wordt de controllingrekening genoemd. Het totaal van de transacties in het grootboek moet gelijk zijn aan het bedrag op de overeenkomstige regel in de grootboekrekening, zodat de rekeningen in balans blijven.