Hva er forskjellen mellom et datterselskap og hovedbok?

Forskjellen mellom datterselskap og hovedbokregnskap er funksjonell. Et selskaps hovedbok er boken med toppnivåregnskap som utgjør regnskapssystemet. Datterselskapet er en underkonto til en hovedbokskonto. Hovedbøker registrerer ordrelinjer i store kontokategorier. Datterselskaper gir detaljene for en av disse ordrelinjene, og oppretter en egen minikonto for varen som kan spore transaksjoner som er spesifikke for den ene varen.

Alle virksomheter er pålagt å opprettholde et bokføringssystem av offentlige etater. Mindre virksomheter opprettholder bøker slik at skattemyndighetene periodisk kan samle inn salgs-, sysselsettings- og inntektsskatt. Store offentlige selskaper har dette ansvaret og er også pålagt av statlige verdipapirregulatorer å opprettholde et bokføringssystem for å rapportere selskapets økonomiske stilling til investorer. Selv om ikke-offentlige virksomheter teknisk sett kan opprettholde enhver form for bokføringssystem som nøyaktig reflekterer inntekter og utgifter, er det mange som samsvarer med systemene sine til standardene som er satt av offentlige selskaper. Offentlige selskaper bruker et system for bokføring med dobbel oppføring som er i samsvar med standardene satt av internasjonale og nasjonale regnskapsstandarder gjennomgangstavler.

Bokføring med dobbeltoppføring er et system som sporer syv typer kontoer:

• eiendeler
• gjeld
• inntekter
• utgifter
• gevinster
• tap
• eierens egenkapital

Disse kontoene kalles samlet hovedboken. Hovedboken fører regnskap som faller inn under de syv kontokategoriene. For eksempel har virksomheter vanligvis hovedbokskonti for anleggsmidler, omløpsmidler, kortsiktig gjeld, langsiktig gjeld, salgsinntekter og administrasjonskostnader. Oppføringer gjøres til disse kontoene ved å motregne debet- og kredittnotasjoner.

Siden hovedbokskontoer er toppkontoer som kan inneholde underkomponenter, brukes datterselskaper for å gi underbyggende detaljer til en kontolinjepost. Datterselskaper og hovedboksregnskap har et avhengig forhold, men måten en person forvalter de to typer kontoer og legger inn informasjon er den samme. Forskjellen mellom datterselskaper og hovedbokregnskap ligger ganske enkelt i måten regnskapet brukes på.

For eksempel vil en grossist vanligvis føre en inntektskonto for salg. Denne kontoen er en hovedbokskonto, fordi den samler inn all salgsinformasjonen etter periode. Grossisten har imidlertid klientkontoer som utgjør salgstallene og kan være oppført i hovedboken ved å plassere hver enkelt kunde på en egen linje med det totale salgssummen for hver kunde for året. I regnskapssystemet kan hovedboksalgskontoen ha datterselskaper som er knyttet til den for hver klient. De individuelle transaksjonene som er spesifikke for den klienten, vil bli registrert i klientens datterselskapskonto som en detalj av det totale beløpet som er registrert i hovedboken.

Datterselskaper og hovedbokskontoer sjekker og balanserer hverandre. Hovedbokslinjen som datterselskapets hovedbok inneholder, kalles kontrollkonto. Totalisering av transaksjonene i datterselskapet må være lik beløpet på den tilsvarende linjen i hovedbokskontoen slik at regnskapet forblir i balanse.