Wat zijn de verschillende soorten webvergaderingssoftware?
Er zijn tientallen softwareprogramma's voor webvergaderingen, maar elk heeft zijn eigen voor- en nadelen. Sommige programma's staan bijvoorbeeld co-browsing toe, geavanceerde audio-ondersteuning en bestandsoverdracht van de ene computer naar de andere. Iets belangrijker dan functionele functies is echter compatibiliteit met besturingssystemen. Er zijn softwareprogramma's voor webvergaderingen voor Microsoft®, Linux® en Mac OS®, waarvan sommige niet compatibel zijn. Ten slotte kunnen deze programma's gratis zijn of worden betaald met eenmalige of maandelijkse kosten, en het aantal mensen dat het programma in één keer gebruikt, is beperkt.
Sommige soorten webvergaderingssoftware zijn zwaarder dan andere. Co-browsing is bijvoorbeeld een populaire functie waarmee de hoofdcomputergebruiker op een websitekoppeling kan klikken, en alle deelnemers aan de conferentie krijgen de resultaten te zien. Sommige programma's staan ook bestandsoverdracht toe zonder weg te hoeven van de webvergadering omdat de interface is gebouwd om snel bestanden te verzenden. Een functie die steeds populairder wordt, is compatibiliteit met smartphones, waarmee een persoon via een mobiele telefoon een video-webbijeenkomst kan bijwonen.
Niet alle software voor webvergaderingen is compatibel met elk besturingssysteem van de computer. Als de organisator van de vergadering een programma met alleen Microsoft® kiest, worden alle mensen met Mac OS® en Linux® uitgesloten van de vergadering wegens incompatibiliteit van het systeem. Tal van online vergadersoftware zijn echter compatibel met de populairste computerbesturingssystemen, zoals Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® en IBM Lotus Sametime Unyte®.
Hoewel sommige softwareprogramma's voor webvergaderingen gratis beschikbaar zijn, kiezen veel bedrijven ervoor kosten in rekening te brengen voor de service. Soms zijn de vergoedingen zo gestructureerd dat kleine bedrijven met weinig werknemers veel minder betalen dan bedrijven die met honderden mensen willen vergaderen. Onbeperkt vergaderen met 15 personen kan bijvoorbeeld eenderde zijn van de kosten van vergaderen met 100 personen. Deze kosten zijn niet altijd onmiddellijk beschikbaar en een aangepaste offerte kan worden verkregen door het bedrijf te bellen of te e-mailen.
Het vinden van een goedkoop softwareprogramma voor webvergaderingen dat alle besturingssystemen aankan en alle gewenste functies heeft, kan een ontmoedigende taak zijn. Over het algemeen zijn zeer gepolijste software met goede functies en een hoge capaciteit niet goedkoop. Deze kosten kunnen worden gecompenseerd door minder reizen, omdat het bedrijf werknemers niet langer honderden kilometers weg hoeft te sturen en hen moet vergoeden voor vliegtickets, eten en accommodatie.